Chữ ký dấu là gì? Giá trị pháp lý và trường hợp sử dụng

Tìm hiểu về chữ ký dấu và trường hợp sử dụng

Chữ ký dấu là con dấu mô phỏng lại nét ký tay của một cá nhân, giúp dập hình ảnh chữ ký lên giấy tờ khi xử lý văn bản số lượng nhiều. Dụng cụ này được gia công bằng phương pháp khắc mặt cao su, sau đó gắn liền với hộp mực bên trong thân cán. Thiết bị này hỗ trợ người sử dụng giảm bớt sức lực tay khi phải ký duyệt giấy tờ lặp đi lặp lại nhiều lần.

Về phương diện hiệu lực, văn bản đóng bằng con dấu chữ ký không mặc nhiên thay thế hoàn toàn chữ ký tươi do chính bàn tay con người ký trực tiếp. Trong phạm vi giao kết dân sự thông thường, nếu xảy ra khiếu nại, người dùng dấu phải chứng minh việc đóng dấu phản ánh đúng ý nguyện cá nhân. Việc nắm rõ bản chất kỹ thuật, giá trị ứng dụng thực tế giúp bạn dùng dấu an toàn, tránh các rắc rối không đáng có.

Dòng dấu này phát huy hiệu quả khi xử lý giấy tờ nội bộ, phiếu xuất kho tạm, thiệp mừng hay thư cảm ơn. Ngược lại, với giấy tờ đối ngoại hay hồ sơ hành chính, thói quen thông thường vẫn là ký tay trực tiếp bằng bút để giữ tính xác thực.

Khái niệm con dấu chữ ký và bản chất sử dụng

Người dùng thường tìm đến giải pháp này khi khối lượng giấy tờ hàng ngày quá lớn, khiến thao tác ký tay trở thành gánh nặng thể chất. Việc dùng dấu chữ ký tạo ra các vết đóng đồng đều về kích thước, giữ nguyên vẹn hình dáng chữ ký mà không bị run tay hay biến dạng nét bút.

Mỗi con dấu được chế tác riêng biệt theo chữ ký mẫu của từng cá nhân, không sản xuất hàng loạt theo các khuôn đúc sẵn. Bạn có thể chọn màu mực đỏ, xanh, đen hoặc tím tùy vào quy ước phân loại hồ sơ của đơn vị làm việc.

Sự xuất hiện của công cụ này giúp quy trình xử lý giấy tờ thường nhật diễn ra thông suốt, giảm thiểu tình trạng hồ sơ bị dồn ứ trên bàn làm việc. Tuy nhiên, người sử dụng cần phân biệt rạch ròi giữa tính tiện ích thao tác và giá trị xác thực trước pháp luật.

Con dấu chữ ký là gì

Quá trình tạo hình bắt đầu từ việc chụp lại nét chữ ký trên giấy trắng, chuyển đổi thành file đồ họa vector, rồi truyền tín hiệu sang máy khắc.

Chùm tia nhiệt tác động lên tấm cao su để tạo thành các rãnh chìm và phần nét chữ nổi sắc nét. Phần cao su sau khi khắc xong được cắt tỉa gọn gàng, dán chặt vào đế cán dấu lật tự động để tiếp xúc trực tiếp với bề mặt chứa mực.

Khi ấn cán dấu xuống, mặt cao su tiếp xúc với trang giấy để in mực. Khi thả tay, mặt dấu lật trở lại tiếp xúc khay mực để chuẩn bị cho lần dập tiếp theo.

Vật dụng này mang tính chất trợ lực cơ học thuần túy, không có chức năng chứng minh sự hiện diện của chủ nhân tại thời điểm đóng dấu. Quyền quản lý thuộc về cá nhân sở hữu chữ ký, phục vụ nhu cầu xử trị giấy tờ mang tính sự vụ thông thường.

Sự khác nhau giữa chữ ký dấu và chữ ký tươi

Chữ ký tươi là đường nét do chính bàn tay người ký dùng bút mực vẽ trực tiếp lên bề mặt giấy tại thời điểm lập văn bản. Nét ký tay luôn có độ lún tự nhiên của đầu ngòi bút, có chỗ đậm chỗ nhạt, phản ánh chân thực lực tay và ý chí của người viết.

Ngược lại, chữ ký dấu là bản in cơ học dập lại từ một khuôn khắc cố định, tạo ra các hình ảnh hoàn toàn trùng khít nhau qua mỗi lần đóng. Người dập dấu có thể là chủ nhân chữ ký, nhưng cũng có thể là nhân viên văn phòng, thư ký hoặc người khác được giao giữ dấu.

Tiêu chí so sánh	Chữ ký tươi ký tay	Chữ ký đóng bằng con dấu
Phương thức thực hiện	Cầm bút ký trực tiếp lên trang giấy	Dùng lực tay ấn cán dấu để in mực
Độ đồng nhất hình ảnh	Các lần ký có sự chênh lệch tự nhiên	Mọi lần dập đều giống hệt nhau từng chi tiết
Tác động vật lý lên giấy	Có vết lún của ngòi bút và độ ngấm tự nhiên	Vết mực phẳng phiu từ mặt cao su áp xuống
Khả năng thể hiện ý chí	Thể hiện sự đồng thuận trực tiếp tức thì	Khó chứng minh ai là người thực tế dập dấu
Phạm vi chấp nhận thực tế	Có giá trị đầy đủ trên mọi loại tài liệu	Chỉ nên dùng trong nội bộ hoặc khi có thỏa thuận

Vì chữ ký dấu không chứng minh được sự hiện diện trực tiếp, các cơ quan công quyền thường từ chối tiếp nhận các hồ sơ dùng con dấu này. Bạn cần nhận thức rõ sự khác biệt căn bản này để tránh áp dụng tùy tiện vào các giao dịch mang tính ràng buộc lớn.

Nếu bạn cố tình dùng con dấu thay cho chữ ký tay trên các hồ sơ quan trọng, đối tác có thể nghi ngờ tính chân thực của tài liệu. Việc dùng đúng loại chữ ký cho từng hoàn cảnh cụ thể là kỹ năng hành chính cơ bản của người làm quản lý.

Lưu ý về phạm vi sử dụng chữ ký dấu trên giấy tờ

Thực tế cho thấy con dấu mô phỏng chữ ký tay chủ yếu để giảm thao tác lặp lại, không thay thế việc ký tay trực tiếp trong mọi tình huống. Người dùng hoàn toàn có thể đặt làm con dấu chữ ký riêng, tuy nhiên cần cân nhắc mục đích và phạm vi sử dụng trên từng loại văn bản.

Khi phát sinh xung đột quyền lợi tại các cơ quan tài phán, tài liệu mang chữ ký dấu rất dễ bị đối phương yêu cầu giám định nguồn gốc. Nếu bạn không có tài liệu chứng minh người đứng tên đồng thuận đóng dấu, tài liệu đó có nguy cơ mất toàn bộ giá trị chứng minh.

Quy định đối với chứng từ kế toán và giao dịch ngân hàng

Trong phạm vi công tác tài chính kế toán tại các cơ quan, tổ chức, việc dùng con dấu chữ ký không được áp dụng theo quy định pháp luật. Khoản 1 Điều 19 Luật Kế toán 2015 chỉ rõ chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký, phải ký bằng loại mực không phai, không được ký bằng mực đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn.

Cách làm này giúp hạn chế tình trạng nhân viên tự ý đóng dấu duyệt chi khi chưa có sự đồng ý của người phụ trách. Các loại hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi khi làm việc thực tế nên có chữ ký trực tiếp bằng bút mực để tránh rủi ro bị từ chối ghi nhận chi phí trong các đợt kiểm tra chứng từ.

Người làm công tác kế toán nếu nhận các chứng từ có đóng dấu chữ ký khắc sẵn có thể phải chịu trách nhiệm hành chính. Vì vậy, người duyệt chi và kế toán viên phải luôn cầm bút ký trực tiếp bằng mực màu xanh hoặc đen để chứng từ có giá trị thanh quyết toán.

Trong phạm vi giao dịch tại ngân hàng, các lệnh chi tiền, séc rút tiền mặt hoặc hồ sơ mở tài khoản đều đòi hỏi chữ ký sống. Giao dịch viên sẽ soi chữ ký trên giấy với mẫu chữ ký lưu trữ trong hệ thống thông tin. Mọi vết mực in từ con dấu đều bị hệ thống ngân hàng từ chối xử lý nhằm bảo vệ an toàn nguồn tiền cho tài khoản của bạn.

Hiệu lực của chữ ký dấu trong hợp đồng dân sự và thương mại

Trong phạm vi giao dịch dân sự giữa các bên độc lập, giá trị của chữ ký dấu phụ thuộc hoàn toàn vào sự tự nguyện thỏa thuận từ trước. Nếu các bên đã lập biên bản thống nhất chấp nhận chữ ký dấu trong các chứng từ giao nhận thông thường, văn bản đó vẫn có tính ràng buộc đôi bên.

Tuy nhiên, sự đánh đổi lớn khi áp dụng phương thức này là tính rủi ro rất cao khi một trong hai bên muốn lật lại thỏa thuận. Khi xảy ra tranh chấp, bên phủ nhận có thể lập luận rằng con dấu chữ ký đã bị kẻ gian tự ý lấy đóng mà họ không hề hay biết.

Lúc này, cơ quan xét xử không thể xác định danh tính người dập dấu chỉ qua mẫu mực in trên giấy. Người đưa ra tài liệu buộc phải tìm thêm các chứng cứ bổ trợ khác như email trao đổi, camera giám sát hoặc người làm chứng để chứng minh tính trung thực.

Để giữ an toàn cho các hợp đồng kinh tế có giá trị vật chất lớn, bạn nên dành thời gian ký tay trực tiếp từng trang. Việc ký tay kết hợp đóng dấu pháp nhân hoặc dùng chữ ký số chứng thực sẽ giúp hợp đồng có giá trị chứng cứ vững chắc trước pháp luật.

Các trường hợp nên dùng và không nên dùng con dấu chữ ký

Con dấu chữ ký là vật dụng trợ lực tiện lợi nếu bạn đặt nó vào đúng các loại giấy tờ phù hợp trong công việc. Nếu lạm dụng vào các hồ sơ pháp lý phức tạp, con dấu có thể biến thành rắc rối lớn làm gián đoạn kế hoạch kinh doanh.

Người dùng cần phân biệt rõ nhóm giấy tờ có thể dùng con dấu và nhóm giấy tờ nên ký tay trực tiếp. Bảng phân định sau đây sẽ hỗ trợ bạn đưa ra lựa chọn phù hợp trước khi dập dấu lên tài liệu.

Trường hợp văn bản nội bộ và tài liệu thông thường

Văn bản luân chuyển trong nội bộ doanh nghiệp là nơi con dấu chữ ký phát huy rõ rệt sự tiện lợi khi xử lý công việc. Các tài liệu này thường chỉ dùng cho việc thông tin, bàn giao công việc hoặc theo dõi tiến độ hàng ngày giữa các bộ phận.

Bạn có thể dùng con dấu chữ ký cho các giấy khen học sinh, chứng chỉ hoàn thành khóa đào tạo ngắn hạn, giấy mời dự tiệc hoặc thư tri ân khách hàng. Những dịp tổng kết năm, số lượng bằng khen lên tới hàng nghìn tờ, việc dập dấu chữ ký giúp hoàn thành công việc đúng tiến độ trao thưởng.

Tại các phân xưởng sản xuất, các phiếu kiểm soát chất lượng đóng gói, thẻ theo dõi tiến độ gia công cũng rất thích hợp để dập dấu chữ ký của tổ trưởng. Thao tác dập dấu nhanh giúp hàng hóa được chuyển giao liên tục qua các công đoạn mà không phải chờ đợi lâu.

Các biểu mẫu giấy tờ như phiếu xin nghỉ phép, phiếu đăng ký mượn thiết bị văn phòng, phiếu đề xuất văn phòng phẩm cũng có thể áp dụng cách này. Người quản trị duyệt nhanh các yêu cầu thông thường của nhân viên, giúp bộ máy vận hành nhẹ nhàng, giảm tải áp lực giấy tờ vụn vặt.

Các trường hợp ký tay trực tiếp

Bên cạnh những giấy tờ nội bộ thông thường, có nhiều nhóm tài liệu mang tính chất pháp quy yêu cầu người có thẩm quyền phải ký tay. Việc dùng con dấu chữ ký trong những tình huống này sẽ khiến tài liệu bị cơ quan chức năng trả lại ngay lập tức.

Nhiều bộ hồ sơ gửi cơ quan nhà nước như hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, hồ sơ xin cấp phép hay tờ khai nộp kèm thường cần chữ ký tay trực tiếp bằng bút mực. Cán bộ tiếp nhận sẽ kiểm tra tính xác thực của chữ ký thực tế trên văn bản trước khi xử lý theo quy trình thủ tục.

Các văn bản công chứng hợp đồng mua bán bất động sản, lập di chúc hoặc văn bản phân chia di sản thừa kế thường được yêu cầu ký sống. Trong phạm vi hoạt động công chứng, người yêu cầu công chứng phải ký tên trực tiếp trước mặt công chứng viên theo quy định của Luật Công chứng.

Hợp đồng lao động, quyết định kỷ luật nhân sự, quyết định chấm dứt hợp đồng làm việc cũng phải được người sử dụng lao động ký tay. Nét ký tươi thể hiện sự cẩn trọng, trách nhiệm của người sử dụng lao động đối với quyền lợi của người lao động.

Các hợp đồng kinh tế lớn, biên bản nghiệm thu công trình xây dựng, hồ sơ vay vốn ngân hàng cũng không được dùng con dấu chữ ký. Việc ký tay trực tiếp tại các văn bản này là cơ sở bảo vệ bạn nếu chẳng may xảy ra khiếu kiện tài chính sau này.

Các mẫu con dấu chữ ký thực tế theo nhu cầu sử dụng

Căn cứ vào thói quen ký duyệt và không gian của các biểu mẫu, con dấu chữ ký được sản xuất theo những quy cách bố cục khác nhau. Việc xác định đúng mẫu dấu ngay từ đầu giúp nội dung in ra nằm gọn trong ô ký, tạo sự hài hòa cho trang văn bản.

Hiện nay có hai quy cách thiết kế chữ ký dấu thông dụng, đáp ứng hầu hết nhu cầu làm việc tại các văn phòng và xưởng sản xuất.

Mẫu dấu chỉ khắc chữ ký đơn

Mẫu dấu chữ ký đơn là dòng sản phẩm cơ bản, trên bề mặt cao su chỉ chứa hình ảnh nét ký mô phỏng của người đặt dấu. Thiết kế này có kích thước mặt in nhỏ gọn, phù hợp với các ô ký tên có diện tích khiêm tốn trên các biểu mẫu in sẵn.

Loại dấu này phù hợp khi bạn thường xuyên làm việc trên các biểu mẫu đã in sẵn họ tên, chức danh bên dưới dòng kẻ chấm. Khi sử dụng, bạn chỉ cần căn chỉnh cán dấu sao cho nét ký nằm lọt vào khoảng trống phía trên phần họ tên đã in.

Cán dấu đơn rất nhẹ, vừa vặn để bạn cất vào túi xách hoặc ngăn kéo bàn làm việc mà không chiếm nhiều diện tích. Tuy nhiên, nhược điểm của loại dấu này là nếu dập lên một trang giấy trắng, người nhận tài liệu sẽ không đọc được họ tên nếu nét ký quá cách điệu.

Nếu chữ ký của bạn có các nét vung tay quá dài hoặc chiều cao chữ quá lớn, tỷ lệ nét ký cần được thu nhỏ lại. Việc thu nhỏ chữ ký quá mức có thể khiến các chi tiết uốn lượn bị dính vào nhau khi mực dập xuống giấy.

Mẫu dấu chữ ký kết hợp họ tên và chức danh

Mẫu dấu kết hợp là giải pháp gom nét ký tay, dòng họ tên đầy đủ và chức danh công việc vào chung một mặt dấu liền mạch. Khi đóng xuống tài liệu, bạn hoàn thành cùng lúc việc ký tên và ghi rõ danh tính mà không cần cầm bút viết thêm bất kỳ chữ nào.

Quy cách này rất tiện lợi cho những vị trí thường xuyên phải xác nhận hồ sơ kỹ thuật như bác sĩ, kỹ sư giám sát hoặc trưởng bộ phận kho vận. Thay vì phải đóng một con dấu chữ ký rồi lấy thêm con dấu chức danh để dập tiếp, bạn chỉ cần một lần ấn cán dấu.

Kích thước của dòng dấu kết hợp này thường lớn hơn dấu chữ ký đơn để chứa đủ hai đến ba dòng thông tin rõ ràng. Phần nét ký được bố trí ở phía trên, phần họ tên in hoa và chức vụ được xếp ngay ngắn ở các dòng bên dưới.

Nếu cơ quan của bạn đã có thói quen dùng con dấu tên riêng, bạn nên cân nhắc kỹ trước khi tích hợp vào một con dấu chung. Việc tách rời dấu tên và dấu chữ ký giúp bạn linh hoạt hơn khi cần ký vào những ô giấy có kích thước quá nhỏ hẹp.

Tiêu chí so sánh	Mẫu dấu chữ ký đơn	Mẫu dấu chữ ký kèm họ tên
Nội dung trên mặt dấu	Chỉ có hình ảnh nét chữ ký	Nét chữ ký, dòng họ tên, chức danh
Kích thước thân cán	Nhỏ gọn, dễ cầm nắm	Kích thước trung bình đến lớn
Diện tích giấy yêu cầu	Cần khoảng trống ký tên nhỏ	Đòi hỏi khoảng trống trên giấy rộng hơn
Số bước thao tác	Vẫn cần viết hoặc in tên riêng	Xử lý xong toàn bộ thông tin cùng lúc
Mức độ thuận tiện	Phù hợp mẫu giấy đã in tên	Phù hợp giấy trắng hoặc biểu mẫu trống

Hướng dẫn các bước chuẩn bị mẫu và đặt làm con dấu chữ ký

Chất lượng của một con dấu chữ ký phụ thuộc rất nhiều vào độ chi tiết của hình ảnh nét ký mẫu do bạn cung cấp khi đặt dấu. Nếu bạn chuẩn bị chữ ký mẫu sơ sài, mặt cao su khắc ra sẽ bị mất nét, răng cưa hoặc đứt đoạn đường mực khi dập.

Quy trình chuẩn bị mẫu chữ ký đòi hỏi sự tỉ mỉ qua từng bước, từ khâu chọn bút ký cho đến khâu kiểm tra bản vẽ thiết kế trên máy tính.

Chuẩn bị nét ký mẫu trên giấy trắng

Bước đầu tiên là bạn lấy một tờ giấy trắng trơn hoàn toàn, không có dòng kẻ ngang, không có ô ly học trò và không dính vết bẩn. Các đường kẻ kẻ sẵn trên giấy tập sẽ cắt ngang qua nét chữ ký, khiến phần mềm đồ họa bóc tách nét bị lỗi hoặc làm sứt mẻ nét khắc.

Bạn nên chọn một cây bút bi nước, bút dạ kim hoặc bút lông kim có đầu ngòi trơn mượt, mực ra đều và đậm nét. Mực màu đen hoặc màu xanh thẫm là lựa chọn phù hợp giúp máy quét nhận diện độ tương phản hình ảnh một cách rõ ràng.

Khi đặt bút ký, bạn giữ tốc độ ký tự nhiên như thói quen hàng ngày, không nên ký quá chậm làm mực đọng thành các nốt tròn to trên giấy. Bạn nên ký từ ba đến năm chữ ký trên cùng trang giấy, sau đó khoanh tròn chữ ký mà bạn cảm thấy ưng ý, rõ nét nhất.

Tiếp theo, bạn dùng điện thoại chụp ảnh chữ ký đã chọn trong môi trường có ánh sáng ban ngày chan hòa. Cầm điện thoại song song trực diện với mặt giấy, tránh chụp chéo góc làm sai lệch tỷ lệ chiều dài và chiều cao của chữ ký. Bạn gửi file ảnh gốc có độ phân giải cao để tiến hành chuyển đổi sang định dạng vector.

Quy trình chuẩn bị và sản xuất mẫu dấu diễn ra qua các bước cụ thể như sau:

1. Ký nét bút đậm lên mặt giấy trắng trơn không có dòng kẻ.
2. Chụp ảnh vuông góc với tờ giấy trong điều kiện đủ ánh sáng.
3. Xử lý hình ảnh, lọc bỏ nền giấy và chuyển thành nét vector.
4. Lên bản thiết kế theo kích thước cán dấu thực tế.
5. Khách hàng kiểm tra bản thiết kế và tiến hành khắc laser lên mặt cao su.

Chọn kích thước mặt dấu và duyệt bản thiết kế

Sau khi chuyển đổi chữ ký thành file đồ họa, nét ký được ướm thử vào các khung kích thước cán dấu khác nhau. Bạn cần đo đạc khoảng trống thực tế trên các loại biểu mẫu mà bạn thường dập dấu để lựa chọn cỡ cán cho phù hợp.

Nếu ô ký tên trên giấy của bạn rất hẹp, việc chọn cán dấu quá lớn sẽ làm vết mực dập đè lên các đường kẻ khung của biểu mẫu. Ngược lại, nếu chọn cán dấu quá nhỏ so với chữ ký có nét vung dài, nét chữ sẽ bị nén lại khiến hình ảnh dập ra bị bết mực.

Khi nhận được bản thiết kế, bạn hãy mở file ra xem kỹ từng đường nét xem có bị đứt gãy chỗ nào không. Bạn có thể in bản vẽ ra giấy theo tỷ lệ nguyên bản để ướm thử trực tiếp vào vị trí cần đóng dấu trên biểu mẫu thực tế.

Nếu mọi đường nét đã chuẩn xác, bạn xác nhận bản vẽ để tiến hành khắc mặt dấu cao su. Bạn cũng có thể tìm hiểu thêm về các loại thân cán qua bài viết Dấu liền mực và dấu chấm mực: khác nhau thế nào, nên chọn loại nào? để đưa ra lựa chọn phù hợp cho công việc.

Quy trình quản lý và kiểm soát con dấu chữ ký trong nội bộ

Con dấu chữ ký mang hình ảnh đại diện cá nhân, nên việc quản lý lỏng lẻo có thể dẫn đến tình trạng bị người khác lạm dụng chữ ký ngoài ý muốn. Khi một tờ giấy đã được dập con dấu chữ ký lên, việc chứng minh ai là người thực hiện đóng dấu sẽ tốn rất nhiều thời gian và công sức.

Xây dựng một quy chế bảo quản chặt chẽ và biết cách vệ sinh dụng cụ định kỳ sẽ giúp bạn yên tâm sử dụng con dấu trong suốt quá trình công tác.

Phân quyền sử dụng và lập sổ theo dõi đóng dấu

Chủ nhân con dấu chữ ký nên tạo thói quen cất con dấu vào hộc bàn có khóa riêng mỗi khi rời khỏi vị trí làm việc. Trong trường hợp công việc bận rộn cần giao dấu cho thư ký dập thay, bạn phải có văn bản giao việc nêu rõ phạm vi tài liệu được phép đóng dấu.

Văn bản giao quyền cần quy định rõ cấp dưới chỉ được dập dấu trên các loại giấy tờ cụ thể như phiếu tiếp nhận hồ sơ, thẻ kho hoặc giấy mời. Cần tránh dùng con dấu chữ ký lên các văn bản liên quan đến tiền bạc, nhân sự hoặc các hợp đồng giao dịch bên ngoài.

Bên cạnh đó, phòng ban nên lập một cuốn sổ ghi chép nhật ký mỗi khi lấy con dấu ra sử dụng cho các đợt tài liệu số lượng nhiều. Người dập dấu phải ghi rõ ngày tháng, số lượng văn bản đã đóng, nội dung tài liệu và ký tên người thực hiện vào sổ theo dõi.

Quy trình này giúp bạn kiểm soát được số lượng văn bản đã phát hành ra ngoài, ngăn ngừa hành vi dập khống tài liệu phục vụ mục đích cá nhân. Khi có sự cố giấy tờ xảy ra, cuốn sổ nhật ký là căn cứ quan trọng giúp bạn xác định nguyên nhân và trách nhiệm của các bên liên quan.

Bảo quản mặt khắc và vệ sinh khay mực định kỳ

Độ sắc nét của hình ảnh chữ ký in ra phụ thuộc rất nhiều vào độ sạch của các rãnh cao su và lượng mực thấm trong khay tăm bông. Qua thời gian dài sử dụng, các vụn bụi giấy nhỏ li ti sẽ tích tụ vào các khe chữ ký, gặp mực ướt tạo thành mảng cặn làm nét chữ bị nhòe.

Để làm sạch mặt dấu, bạn ấn nhẹ cán dấu xuống và gạt chốt khóa bên hông để giữ cố định mặt cao su lộ ra ngoài. Bạn dùng một chiếc bàn chải đánh răng lông mềm thấm một chút cồn y tế, chải nhẹ nhàng dọc theo các đường rãnh chữ ký để quét sạch cặn bẩn.

Tuyệt đối không dùng các vật kim loại sắc nhọn như kim băng hay mũi dao để gảy bụi, vì rất dễ làm trầy xước hoặc đứt nét cao su. Sau khi chải sạch bụi bẩn, bạn dùng khăn giấy khô thấm nhẹ bề mặt cao su rồi mở chốt khóa để mặt dấu trở về vị trí nghỉ.

Khi thấy vết in ra giấy bị mờ hoặc đứt đoạn, bạn cần châm thêm mực chuyên dụng đúng loại vào khay tăm bông bên trong cán dấu. Bạn nên chọn dòng mực dấu Shiny gốc nước để đóng lên các loại giấy văn phòng thông thường giúp nét mực ngấm đều và giữ màu lâu phai.

Nếu công việc đòi hỏi phải đóng dấu lên các bề mặt nhẵn bóng như giấy cán màng nhựa, nilon hoặc bao bì kim loại, bạn cần dùng dòng mực Shiny chuyên dụng. Dòng mực này khô rất nhanh và bám chắc trên các bề mặt khó thấm mực, giúp vết đóng không bị nhòe khi bạn chạm tay vào.

Mỗi lần châm mực, bạn chỉ nên nhỏ vài giọt tản đều khắp bề mặt khay bông, không nên đổ quá nhiều khiến mực bị ứ đọng và tràn ra vỏ cán. Sau khi tra mực xong, bạn ấn thử con dấu vài lần lên tờ giấy nháp để mực ngấm đều trước khi dập chính thức lên hồ sơ quan trọng.

Để đặt làm con dấu chữ ký đúng tỷ lệ và nhận tư vấn chi tiết về quy cách thiết kế, bạn có thể gửi yêu cầu qua phiếu báo giá trên website để nhận phản hồi nhanh chóng.