Cách chèn chữ ký và con dấu vào file PDF từng bước chi tiết

Cách chèn chữ ký và con dấu vào file PDF là thao tác ghép hình ảnh chữ ký tay cùng mộc dấu đã khử nền vào đúng vị trí trên tài liệu số, thông qua các công cụ có sẵn của phần mềm đọc văn bản. Phương pháp này hỗ trợ bạn hoàn thiện các biểu mẫu trao đổi công việc thường ngày, gửi hồ sơ duyệt từ xa và tiết kiệm thời gian in ấn tài liệu giấy.

Để hình ảnh hiển thị rõ nét, bạn cần chuẩn bị ảnh chụp chữ ký và con dấu định dạng PNG có nền trong suốt, giữ tỷ lệ vừa vặn với khoảng trống trên trang in. Việc xử lý ảnh đầu vào cẩn thận giúp tài liệu sau khi xuất không bị nhòe mực, không tạo vết đen và không đè lấp các dòng chữ quan trọng xung quanh.

Khi thao tác trên phần mềm, bạn căn chỉnh hình con dấu chèn đè một phần lên chữ ký phía bên trái để tạo sự liên kết tự nhiên. Cách sắp đặt này giúp tài liệu nhìn gọn gàng, thuận mắt, phù hợp khi luân chuyển hồ sơ nội bộ hoặc gửi bảng báo giá trao đổi công việc.

Chuẩn bị file ảnh chữ ký và con dấu trước khi chèn

Chuẩn bị file ảnh chữ ký và con dấu trước khi chèn là bước thu thập dữ liệu hình ảnh, làm sạch nền giấy và lưu tệp dưới định dạng tương thích với phần mềm xử lý tài liệu. Chất lượng của bức ảnh chụp mẫu dấu và chữ ký quyết định trực tiếp đến độ sắc nét của văn bản điện tử sau cùng.

Bạn nên chọn một tờ giấy trắng dày dặn, bề mặt phẳng phiu, không có dòng kẻ ô ly hay hoa văn chìm để lấy mẫu. Đối với chữ ký, bạn dùng bút mực nước hoặc bút bi nét đậm màu xanh thẫm, ký dứt khoát để đường nét liền mạch và không bị đứt đoạn giữa chừng.

Khi đóng dấu mộc, bạn đặt dấu công ty ngay ngắn, ấn lực tay vuông góc và dập đều xuống mặt giấy. Thao tác dập mộc dứt khoát giúp vành dấu tròn trịa, các dòng chữ bên trong rõ ràng, không bị lem mực hay mất nét viền. Sau khi mực khô hoàn toàn, bạn tiến hành chụp ảnh hoặc đưa vào máy quét để lấy dữ liệu số.

Nếu sử dụng điện thoại để chụp ảnh, bạn nên đặt máy ảnh song song với mặt bàn, chọn nơi có ánh sáng tự nhiên tản đều và tránh để bóng lưng điện thoại hắt lên tờ giấy. Nếu dùng máy quét văn phòng, bạn chọn chế độ quét ảnh màu với độ chi tiết cao để giữ lại sắc đỏ tươi của mực dấu và sắc xanh của nét ký.

Khâu tách nền giấy trắng là công đoạn rất quan trọng trước khi đưa hình ảnh vào tệp tài liệu. Nếu bạn chèn nguyên ảnh chụp có nền trắng đục, khung hình chữ nhật sẽ đè lên chữ viết, làm mất các dòng kẻ chấm và che khuất tên người ký. Bạn cần dùng các ứng dụng đồ họa trên máy tính hoặc công cụ trực tuyến để lọc sạch phần nền trắng, chỉ giữ lại các điểm ảnh của nét mực.

Trong quá trình xóa nền, bạn nên chỉnh độ nhạy vùng chọn vừa phải để giữ nguyên các nét thanh mảnh ở đuôi chữ ký. Nếu chỉnh mức độ xóa quá mạnh, đường bao của con dấu dễ bị lẹm viền, tạo thành các vết răng cưa gồ ghề. Ngược lại, nếu khử nền chưa kỹ, xung quanh nét chữ sẽ còn vệt mờ màu xám đục, gây mất thẩm mỹ khi đặt lên nền giấy trắng của tài liệu số.

Sau khi làm sạch phông nền, bạn nên lưu tệp ở định dạng PNG hỗ trợ vùng trong suốt, không lưu dưới định dạng JPG. Định dạng JPG không hỗ trợ tính năng trong suốt, tự động bù nền trắng vào các khoảng trống và khiến công đoạn tách phông trước đó trở nên vô nghĩa.

Bên cạnh định dạng tệp, việc cắt cúp tỷ lệ ảnh cũng cần được thực hiện cẩn thận. Bạn nên xén sát các mép ảnh vào gần đường viền ngoài của con dấu và mép ngoài của chữ ký, chỉ chừa lại một khoảng đệm rất nhỏ. Thao tác này giúp khung điều khiển khi kéo thả vào văn bản trở nên gọn gàng, không bị chiếm diện tích ảo trên màn hình.

Thuộc tính đồ họa	Yêu cầu kỹ thuật thực tế	Tác động cụ thể trên tài liệu
Định dạng tệp lưu trữ	PNG có nền trong suốt	Giữ chữ ký và con dấu nổi bật, không che khuất dòng chữ văn bản bên dưới
Độ sắc nét hình ảnh	Độ phân giải cao, rõ đường nét	Nét mực mịn màng, không bị vỡ hạt hay răng cưa khi phóng to tài liệu
Hệ thống màu sắc	Hệ màu hiển thị thông dụng	Thể hiện đúng màu đỏ tươi của con dấu và màu xanh đậm của mực bút
Tỷ lệ cắt xén viền	Cắt sát rìa nét mực ngoài cùng	Khung viền gọn gàng, giúp thao tác căn chỉnh vị trí trên trang giấy dễ dàng

Kích thước của dấu chữ ký và con dấu ngoài đời thực là căn cứ trực quan để bạn đối chiếu khi chèn vào văn bản số. Bạn hãy quan sát khoảng trống giữa chức danh và họ tên trên tệp tài liệu, từ đó ước lượng độ lớn của ảnh sao cho tương xứng với khổ chữ chung của văn bản.

Cách chèn chữ ký và con dấu vào file PDF bằng phần mềm đọc văn bản

Cách chèn chữ ký và con dấu vào file PDF bằng phần mềm đọc văn bản là quy trình nhúng các tệp ảnh đã xử lý vào đúng trang tài liệu, thông qua tính năng ký tên hoặc công cụ đóng dấu điện tử. Người dùng có thể thực hiện trên các ứng dụng đọc tệp phổ biến như Foxit PDF Reader hoặc Adobe Acrobat Reader.

Các phần mềm chuyên dụng này cho phép quản lý hình ảnh dưới dạng các lớp đối tượng riêng biệt, giúp bạn dễ dàng phóng to, thu nhỏ hoặc xoay nghiêng theo ý muốn. Dưới đây là các bước thao tác cụ thể cho từng thành phần chữ ký và con dấu.

Chèn chữ ký tay vào tài liệu bằng tính năng ký số

Chèn chữ ký tay vào tài liệu bằng tính năng ký số là thao tác đưa ảnh chữ ký cá nhân vào mục dành cho người ký duyệt trên biểu mẫu văn bản. Thao tác này được thực hiện thông qua công cụ Fill and Sign có sẵn trên giao diện ứng dụng.

Trước tiên, bạn mở tệp tài liệu cần xử lý bằng phần mềm đọc văn bản trên máy tính. Bạn tìm đến thẻ bảo vệ hoặc mục công cụ ký tên trên thanh điều hướng, sau đó nhấp vào biểu tượng cây bút để kích hoạt tính năng thêm chữ ký cá nhân.

Cửa sổ thiết lập sẽ cung cấp các hình thức tạo chữ ký như gõ phím, vẽ tay bằng chuột hoặc tải hình ảnh từ máy tính. Bạn chọn lệnh tải ảnh từ thư mục, tìm đến tệp ảnh chữ ký PNG nền trong suốt đã chuẩn bị từ trước. Phần mềm sẽ hiển thị một bản xem trước để bạn quan sát độ sạch của nền và độ liền mạch của nét mực.

Bạn nên bỏ đánh dấu ở các ô hiển thị thông tin kèm theo như tên tài khoản máy tính hoặc ngày giờ ký tự động, nhằm giữ cho chữ ký được gọn gàng. Sau đó, bạn bấm nút lưu lại để phần mềm ghi nhớ mẫu chữ ký này vào danh mục sử dụng cho các lần tiếp theo.

Khi di chuyển chuột trở lại trang văn bản, hình bóng mờ của chữ ký sẽ bám theo con trỏ chuột. Bạn cuộn trang tài liệu đến đúng vị trí ký tên, thường nằm ở góc dưới bên phải hoặc bên dưới chức danh người lập biểu, rồi nhấp chuột trái một lần để đặt chữ ký xuống.

Khung điều khiển chữ ký sẽ xuất hiện với bốn góc vuông để bạn căn chỉnh kích thước. Bạn giữ chuột tại các góc chéo để thu nhỏ hoặc kéo lớn nét ký cho vừa vặn với khoảng cách giữa dòng chức danh và dòng họ tên. Bạn không nên kéo các cạnh ở giữa khung vì thao tác đó sẽ làm bẹp nét chữ theo chiều dọc hoặc kéo giãn bất thường theo chiều ngang.

Khi chữ ký đã nằm ngay ngắn, bạn nhấp chuột ra một khoảng trống bất kỳ trên trang để kết thúc thao tác. Nét chữ ký lúc này sẽ cố định trên trang giấy số, sẵn sàng cho công đoạn chèn con dấu công ty tiếp theo.

Thêm hình ảnh con dấu tròn doanh nghiệp vào tệp PDF

Thêm hình ảnh con dấu tròn doanh nghiệp vào tệp PDF là thao tác tạo con dấu điện tử tùy biến từ file ảnh mộc đỏ, sau đó đặt đè lên một góc chữ ký theo đúng tập quán quản trị văn bản. Công cụ phù hợp cho thao tác này là tính năng Stamp trên thanh công cụ bình luận.

Tính năng Stamp giúp phần mềm quản lý hình con dấu như một con dấu thật ngoài đời, cho phép lưu trữ vĩnh viễn trong danh bạ để tái sử dụng nhiều lần. Cách làm này tiện lợi hơn việc chèn một ảnh đơn lẻ, giúp người làm văn phòng xử lý nhiều tài liệu liên tiếp mà không phải tìm lại file gốc.

Để bắt đầu, bạn chuyển sang thẻ bình luận trên thanh công cụ, tìm đến biểu tượng con dấu mang tên Stamp. Bạn bấm vào dấu mũi tên chỉ xuống, chọn mục tạo dấu tùy chỉnh và nhấn vào lệnh thêm mẫu dấu mới từ tệp bên ngoài.

Một hộp thoại sẽ mở ra để bạn duyệt tìm đến tệp ảnh con dấu tròn định dạng PNG trong suốt. Bạn chọn một nhóm quản lý phù hợp, ví dụ như nhóm con dấu cơ quan, rồi đặt tên đại diện cho mẫu mộc này trước khi nhấn nút xác nhận lưu vào hệ thống.

Sau khi thiết lập xong, bạn nhấp chuột vào biểu tượng Stamp trên thanh công cụ, chọn nhóm vừa tạo rồi nhấp vào mẫu con dấu tròn của đơn vị mình. Con trỏ chuột lúc này sẽ biến thành hình ảnh con dấu màu đỏ, di chuyển linh hoạt theo vị trí rê chuột trên màn hình.

Bạn đưa con dấu đến khu vực chữ ký đã chèn trước đó, đặt mộc đỏ lệch về phía bên trái của nét ký. Theo tập quán quản lý giấy tờ, vành ngoài của con dấu cần phủ lên khoảng một phần ba độ dài chữ ký. Cách đặt này thể hiện sự gắn kết giữa tư cách pháp nhân của đơn vị và trách nhiệm của cá nhân ký tên.

Nếu kích thước con dấu chưa cân xứng với trang văn bản, bạn giữ phím Shift trên bàn phím rồi kéo nhẹ góc của khung điều khiển để thu phóng đồng dạng. Việc giữ phím Shift giúp vòng tròn con dấu không bị biến dạng thành hình trứng hay hình bầu dục.

Sau khi đã căn chỉnh mọi chi tiết ngay ngắn, bạn chọn lệnh lưu tệp với một tên gọi mới. Việc đổi tên khi lưu file giúp bạn giữ nguyên bản gốc chưa có chữ ký, phòng trường hợp cần điều chỉnh nội dung câu chữ sau này.

Lỗi thường gặp khi chèn dấu và chữ ký vào PDF và cách khắc phục

Lỗi thường gặp khi chèn dấu và chữ ký vào PDF bao gồm nền ảnh bị đục làm che mất chữ, hình ảnh bị nhòe vỡ nét, con dấu đặt lệch vị trí và tệp văn bản bị khóa tính năng chỉnh sửa. Nắm rõ nguyên nhân giúp bạn chủ động xử lý các vấn đề phát sinh, giữ cho văn bản luôn sạch sẽ và chỉn chu.

Trường hợp đầu tiên là nền ảnh con dấu hoặc chữ ký xuất hiện một mảng màu trắng xám bao quanh. Lỗi này phát sinh khi người dùng lấy ảnh chụp trực tiếp mà chưa qua khâu tách nền, hoặc phần mềm xuất nhầm sang định dạng JPG. Mảng nền trắng này sẽ đè bẹp lên chữ viết, che khuất dòng kẻ chấm và họ tên người ký phía dưới.

Để khắc phục, bạn cần mở tệp ảnh trên các công cụ xử lý hình ảnh, dùng vùng chọn tự động để xóa bỏ hoàn toàn dải màu trắng của nền giấy. Sau đó, bạn xuất ảnh dưới định dạng PNG có đánh dấu thuộc tính trong suốt. Khi chèn lại tệp ảnh mới này vào tài liệu, các nét mực sẽ chìm nổi hài hòa trên nền trang giấy mà không để lại bất kỳ vệt màu thừa thãi nào.

Trường hợp thứ hai là hình ảnh con dấu bị méo mó, nhòe nét hoặc răng cưa khi thu phóng kích thước. Nguyên nhân thường do ảnh chụp ban đầu quá mờ, thiếu ánh sáng, hoặc người thao tác đã kéo co giãn vào các chốt giữa ở cạnh khung thay vì kéo góc. Thao tác sai này phá vỡ tỷ lệ nguyên bản, khiến con dấu tròn bị ép dẹp hoặc méo mó.

Cách giải quyết là bạn xóa đối tượng bị biến dạng khỏi trang tài liệu, sau đó thực hiện chèn lại từ đầu. Khi điều chỉnh kích cỡ, bạn luôn nhớ giữ phím Shift và chỉ thao tác tại bốn góc chéo của khung bao quanh. Nếu ảnh chụp gốc bị nhòe, bạn nên chụp lại mẫu dấu thực tế trên một tờ giấy phẳng dưới ánh sáng rõ ràng.

Trường hợp thứ ba là vị trí con dấu đặt rời rạc, cách quá xa chữ ký hoặc ngược lại, trùm kín toàn bộ nét mực ký. Việc đóng dấu biệt lập ở khoảng trống rộng làm cho bố cục trang văn bản trở nên rời rạc, lỏng lẻo. Ngược lại, nếu đặt con dấu đè hoàn toàn lên giữa nét ký, mực đỏ đậm sẽ che khuất nét bút, khiến người đọc không thể nhận diện được hình dáng chữ ký cá nhân.

Bạn có thể sửa lỗi này bằng cách nhấp chọn con dấu trên tài liệu, sau đó sử dụng các phím mũi tên trên bàn phím để di chuyển từng bước ngắn. Bạn dịch chuyển con dấu sao cho phần rìa bên phải của vòng tròn trùm lên một góc chữ ký vừa phải, giúp bố cục hai thành phần liền mạch và không che khuất nét bút.

Trường hợp thứ tư là các nút chức năng chèn chữ ký và con dấu trên thanh công cụ bị ẩn màu xám, không cho phép nhấp chuột. Hiện tượng này xảy ra khi tệp tài liệu đã bị cài đặt chế độ bảo mật khóa chỉnh sửa, hoặc tệp đang lưu ở định dạng chuyên biệt dùng cho việc lưu trữ cố định.

Để kiểm tra, bạn vào phần thuộc tính của tệp trong menu quản lý, xem lại các quyền hạn tại mục bảo mật. Nếu tệp bị giới hạn quyền thêm chú thích và biểu mẫu, bạn cần liên hệ người gửi để xin mã mở khóa chỉnh sửa, hoặc dùng bản gốc định dạng khác để xuất lại tệp tài liệu trước khi tiến hành ký duyệt.

Hiện tượng lỗi trên tài liệu	Nguyên nhân kỹ thuật cốt lõi	Thao tác khắc phục chuẩn xác
Nền ảnh màu trắng che mất chữ	Ảnh chưa tách nền hoặc lưu sai định dạng JPG	Tách sạch nền giấy, lưu tệp dưới định dạng PNG trong suốt
Con dấu bị méo thành hình bầu dục	Kéo chuột ở cạnh khung thay vì kéo góc	Nhấn giữ phím Shift và chỉ kéo co giãn tại bốn góc vuông
Nét mực bị vỡ hạt khi phóng to	Ảnh gốc quét thiếu sáng hoặc mờ nét	Chụp lại bản mộc gốc đủ sáng, đường nét rõ ràng
Thanh công cụ chèn dấu bị ẩn xám	Tệp tài liệu bị cài mật khẩu khóa chỉnh sửa	Mở khóa bảo mật tệp hoặc xử lý trên bản tài liệu gốc

Bằng cách kiểm tra kỹ từng yếu tố đồ họa và hiểu rõ quy tắc điều khiển của phần mềm, bạn sẽ hạn chế tối đa các trục trặc hiển thị, giúp văn bản sau khi ký luôn đạt sự hài hòa về mặt thị giác.

Mẫu con dấu và chữ ký tham chiếu cho các loại văn bản số

Mẫu con dấu và chữ ký tham chiếu cho các loại văn bản số là cách kết hợp nét ký tay với từng kiểu mộc dấu cụ thể nhằm tạo ra bố cục phù hợp với từng ngữ cảnh công việc. Mỗi loại hình văn bản nội bộ hay giao dịch thương mại đều có thói quen trình bày riêng biệt.

Bạn cần linh hoạt kết hợp các thành phần đồ họa này để người tiếp nhận tài liệu dễ dàng nhận diện thẩm quyền phê duyệt. Dưới đây là ba nhóm sắp xếp con dấu và chữ ký thường được ứng dụng trong thực tế văn phòng.

Nhóm đầu tiên là sự kết hợp giữa dấu chức danh và chữ ký tay cá nhân. Nhóm này được ứng dụng rộng rãi trong các giấy tờ lưu hành nội bộ của doanh nghiệp như phiếu giao việc, biên bản họp, phiếu đánh giá nhân sự hoặc tờ trình các cấp. Chữ ký tay sẽ được đặt ở khoảng giữa dòng chức vụ và họ tên của người ký.

Nếu người ký có sẵn con dấu chứa chức vụ và họ tên trên cùng một mặt dấu liền mực, bạn có thể chèn ảnh con dấu chức danh này ngay ngắn bên dưới nét ký tay để thay cho việc gõ chữ máy tính. Bạn có thể tìm hiểu thêm về quy cách căn chỉnh dòng chữ qua bài viết cách soạn nội dung dấu tên, dấu chức danh để khỏi phải làm lại để bố trí bố cục hài hòa trên trang giấy số.

Nhóm thứ hai là con dấu tròn pháp nhân kết hợp với chữ ký của người đại diện trên các giấy tờ đối ngoại như bảng báo giá, biên bản bàn giao hoặc hợp đồng nguyên tắc. Ở nhóm văn bản này, chữ ký của người có thẩm quyền cao nhất được đặt trang trọng phía trên dòng họ tên đầy đủ.

Hình ảnh con dấu tròn sẽ được đặt lệch về bên trái, trùm nhẹ lên một góc nét chữ ký để tạo bố cục cân đối. Sự kết hợp giữa mực đỏ của con dấu và mực xanh của chữ ký giúp tài liệu hiển thị rõ ràng khi người nhận xem trên màn hình. Nếu đơn vị bạn đang chuẩn bị làm mộc mới, bạn nên tham khảo trước bài viết thủ tục khắc dấu tròn công ty: cần chuẩn bị giấy tờ gì? để chuẩn bị hồ sơ chu đáo.

Nhóm thứ ba là các mẫu dấu vuông, dấu phòng ban hoặc dấu nghiệp vụ chuyên trách như dấu Đã thu tiền, dấu Bản sao, dấu Tiếp nhận công văn. Các mẫu mộc vuông này thường xuất hiện trên các phiếu thu chi, bảng kê hàng hóa hoặc tài liệu luân chuyển giữa các bộ phận chuyên môn.

Khác với con dấu tròn pháp nhân, mộc vuông nghiệp vụ thường được chèn độc lập tại góc trên cùng bên trái của văn bản để làm dấu treo, hoặc đóng gọn gàng trong các ô kẻ sẵn trên biểu mẫu. Khi chèn mộc vuông vào bảng biểu, bạn chỉ cần đặt ảnh cạnh chữ ký của nhân viên phụ trách mà không cần đặt đè lên chữ ký.

Loại tài liệu áp dụng	Kiểu con dấu và chữ ký kết hợp	Vị trí căn chỉnh tương quan trên trang giấy
Phiếu xuất kho, biên bản họp nội bộ	Chữ ký cá nhân cùng mộc chức danh	Mộc chức danh đặt thẳng hàng ngay phía dưới chữ ký
Báo giá, thỏa thuận hợp tác sơ bộ	Chữ ký lãnh đạo và con dấu tròn công ty	Con dấu tròn trùm nhẹ lên một góc chữ ký bên trái
Phiếu thu chi, tài liệu kiểm đếm kho	Mộc vuông chuyên môn, dấu Đã thu tiền	Đặt độc lập tại góc trên văn bản hoặc trong ô biểu mẫu

Việc nắm vững cách bố trí cho từng loại hình hồ sơ giúp bạn trình bày tài liệu cách ngay ngắn, tạo thói quen làm việc khoa học và chỉn chu trong mọi nghiệp vụ hành chính.

Tính toàn vẹn và mức độ tin cậy của con dấu chèn trên file PDF

Mức độ tin cậy và tính toàn vẹn của con dấu chèn trên file PDF phụ thuộc vào kỹ thuật thực hiện và thỏa thuận giữa các bên giao dịch. Người dùng cần phân biệt rõ sự khác nhau giữa việc chèn một ảnh dấu thông thường và việc sử dụng chữ ký số kèm chứng thư xác thực kỹ thuật số.

Về bản chất kỹ thuật, việc ghép ảnh con dấu và chữ ký vào tệp tài liệu chỉ đơn thuần là phủ thêm một lớp hình vẽ lên bề mặt trang văn bản. Thao tác này không tạo ra dữ liệu mã hóa để khóa nội dung, cũng không thể phát hiện được các hành vi chỉnh sửa câu chữ sau khi xuất tệp.

Trong phạm vi các giao dịch dân sự và thương mại thông thường giữa các cá nhân, doanh nghiệp theo quy định tại Bộ luật Dân sự 2015, các bên có quyền tự do thỏa thuận về hình thức văn bản trao đổi qua mạng. Nếu các bên đã thống nhất trước về việc chấp nhận tài liệu gửi qua thư điện tử có chèn ảnh mộc dấu, thì các chứng từ như báo giá, đơn hàng, biên bản bàn giao vẫn có hiệu lực cam kết trách nhiệm giữa các bên tham gia.

Tuy nhiên, đối với các chứng từ kế toán và tài chính, pháp luật có những điều kiện khắt khe hơn để bảo vệ tính toàn vẹn của số liệu. Trong phạm vi lập và ký chứng từ kế toán theo quy định tại khoản 1 Điều 19 của Luật Kế toán 2015, chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo vị trí quy định, chữ ký phải được thực hiện bằng bút mực, không được đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Vì vậy, việc dán hình ảnh chữ ký hoặc dán ảnh con dấu scan vào chứng từ kế toán không đáp ứng điều kiện theo quy định của Luật Kế toán 2015 cho hồ sơ quyết toán tài chính.

Khả năng can thiệp chỉnh sửa của tệp PDF chèn ảnh con dấu

Khả năng can thiệp chỉnh sửa của tệp PDF chèn ảnh con dấu là một điểm hạn chế lớn mà người quản trị văn phòng cần tính toán trước khi chia sẻ tài liệu ra bên ngoài. Một tệp tài liệu chỉ ghép hình ảnh thông thường rất dễ bị các ứng dụng biên tập can thiệp, tách rời các lớp hình học.

Nếu bạn chỉ bấm lưu file theo cách bình thường, hình con dấu và chữ ký vẫn tồn tại như những đối tượng độc lập. Người nhận tệp có thể dùng các phần mềm chỉnh sửa đồ họa để nhấp chọn bức ảnh con dấu, sao chép hình ảnh đó ra một tệp khác hoặc chỉnh sửa các con số ghi trên nội dung văn bản.

Để hạn chế rủi ro này, sau khi chèn xong con dấu và chữ ký, bạn nên dùng tính năng in ảo của hệ điều hành, ví dụ như tính năng Microsoft Print to PDF. Lệnh in ảo này sẽ ép phẳng toàn bộ các lớp văn bản, hình vẽ và con dấu thành một lớp dữ liệu bề mặt.

Khi tài liệu đã được làm phẳng, người mở tệp sẽ không thể dùng chuột nhấp chọn để tách rời hình con dấu ra khỏi trang giấy số. Cách xử lý này tuy không ngăn được việc chỉnh sửa chuyên sâu, nhưng giúp giảm thiểu nguy cơ bị sao chép trực tiếp hình ảnh mộc dấu cho các mục đích không mong muốn.

Trường hợp cần dùng chữ ký số mã hóa thay cho ảnh scan con dấu

Trường hợp cần dùng chữ ký số mã hóa thay cho ảnh scan con dấu là khi làm việc với cơ quan quản lý nhà nước, nộp thuế điện tử, kê khai bảo hiểm xã hội và phát hành hóa đơn thương mại.

Đối với các dịch vụ công trực tuyến, hệ thống cổng thông tin nhà nước chỉ tiếp nhận các tài liệu số được xác thực bằng chứng thư số hợp lệ của tổ chức hoặc cá nhân. Hình ảnh con dấu chụp lại hoàn toàn không có giá trị thay thế cho chữ ký số mã hóa và sẽ bị cổng dịch vụ công từ chối tiếp nhận ngay từ bước kiểm tra tệp tin.

Do đó, bạn cần căn cứ vào mục đích sử dụng và đối tượng tiếp nhận để lựa chọn phương án ký duyệt thích hợp. Đối với việc trao đổi tài liệu nội bộ, gửi báo giá sơ bộ hoặc thông báo công việc thường ngày, cách chèn ảnh con dấu vào tệp PDF là giải pháp tiện ích, giúp công việc diễn ra thuận lợi.

Đối với các hợp đồng kinh tế lớn, chứng từ ngân hàng hoặc hồ sơ quyết toán nộp cơ quan có thẩm quyền, bạn cần sử dụng chữ ký số điện tử có chứng thư để văn bản được bảo vệ toàn vẹn và có cơ sở đối chiếu rõ ràng khi cần giải quyết khiếu nại.

Bạn hãy gửi yêu cầu qua phiếu báo giá trên website.