Cách đóng con dấu lên chữ ký và những lưu ý khi thực hiện

Cách đóng con dấu lên chữ ký đúng thao tác kỹ thuật là đặt mép dấu đè lên khoảng một phần ba nét ký, dịch nhẹ về phía bên trái. Thao tác này giúp con dấu gắn liền với chữ ký tay của người ký, tạo sự thống nhất cho tài liệu.

Văn bản cần được người có thẩm quyền ký tay trực tiếp trước, sau đó mới tiến hành dập dấu cơ quan hoặc con dấu doanh nghiệp. Bạn không được đóng dấu lên các tờ giấy trắng chưa có nội dung, hoặc giấy chưa có chữ ký xác nhận của người phụ trách.

Những lỗi như chữ ký đè lên con dấu, dấu dập ngược chiều, hoặc mực bị nhòe sẽ làm giảm tính rõ ràng của hồ sơ. Nắm vững kỹ thuật dập dấu, cách chuẩn bị bề mặt đệm và cách kiểm tra mực sẽ giúp văn bản hoàn chỉnh, rõ nét.

Nội dung dưới đây trình bày các tiêu chuẩn bố cục thực tế, kinh nghiệm xử lý thao tác dập dấu trên giấy, cùng các bước chèn dấu vào văn bản điện tử.

Vị trí chuẩn khi đóng con dấu lên chữ ký

Khi đặt con dấu lên chữ ký, người thao tác thường căn chỉnh vết mộc nằm về phía bên trái chữ ký để không che khuất trọn vẹn nét bút. Mặt mộc đóng xuống giấy cần ngay ngắn, thẳng thớm, mực đỏ xuống đều và đúng chiều đọc. Việc dập dấu nắn nót, đúng chỗ giúp bề mặt tài liệu rõ ràng, tạo thuận lợi khi các bên kiểm tra và đối chiếu hồ sơ.

Việc dập dấu là khâu hoàn thiện hình thức tài liệu trước khi ban hành hoặc gửi cho đối tác. Khi con dấu nằm đúng vị trí, người đọc dễ dàng nhận diện danh tính người ký, đồng thời thấy rõ tên cơ quan, doanh nghiệp phát hành. Trường hợp dập dấu lệch vị trí, dấu bị mờ hoặc đóng sai chiều, văn bản thường bị đối tác yêu cầu giải trình, hoặc phải phát hành lại bản mới.

Bảng dưới đây mô tả các yêu cầu kỹ thuật cơ bản khi thực hiện dập dấu lên văn bản:

Tiêu chí kỹ thuật	Tiêu chuẩn thao tác thực tế	Mục đích kỹ thuật
Vị trí đặt mép dấu	Trùm khoảng một phần ba nét ký về bên trái	Giữ liên kết giữa chữ ký và hình dấu
Màu sắc mực dấu	Sử dụng mực màu đỏ tươi	Phân biệt rõ với nét mực bút ký
Chiều của hình dấu	Đặt thẳng đứng, đọc xuôi dòng	Giúp thông tin trên con dấu dễ đọc
Trình tự thực hiện	Ký tên bằng bút trước, dập con dấu sau	Xác nhận cho chữ ký đã hoàn tất

Tỷ lệ đóng trùm một phần ba chữ ký về phía bên trái

Vị trí đặt dấu chuẩn mực là để mép ngoài của vòng tròn con dấu phủ lên khoảng một phần ba nét ký phía bên tay trái. Vết mực dấu đỏ tiếp giáp với nét mực bút viết, tạo thành một cụm bố cục liền mạch. Thao tác này giúp xác nhận chữ ký đó được lập ra trong phạm vi ban hành của cơ quan, doanh nghiệp.

Khi một người đặt bút ký tay, phần đuôi chữ ký thường kéo dài dần sang phía bên phải. Việc đặt tâm con dấu lệch về bên trái, chỉ để một phần ba diện tích dấu đè lên phần đầu chữ ký, sẽ giữ lại trọn vẹn hai phần ba nét ký còn lại. Cách đóng con dấu lên chữ ký này giúp người tiếp nhận văn bản dễ quan sát đặc điểm chữ ký tay, trong khi thông tin trên mặt dấu vẫn hiển thị đầy đủ, không bị mất chữ.

Nhiều người có thói quen dập con dấu đè trùm hoàn toàn lên toàn bộ nét ký vì nghĩ rằng đóng như vậy mới chắc chắn. Thực tế, khi mực con dấu màu đỏ phủ kín lên mực bút bi hoặc bút mực nước, hai lớp mực sẽ hòa lẫn vào nhau. Vết mực này tạo thành mảng tối bệt màu, làm mờ đường nét ký tự nhiên của người ký, gây cản trở cho việc kiểm tra nét chữ.

Ngược lại, thói quen dập dấu tách rời hoàn toàn khỏi chữ ký cũng là lỗi thường gặp. Khi con dấu nằm cách chữ ký một khoảng trống quá xa, mối liên kết thị giác giữa chữ ký và con dấu bị lỏng lẻo. Người đọc văn bản có thể băn khoăn liệu con dấu có được đóng vào đúng thời điểm ký kết hay không.

Khi thực hiện cách đóng dấu tròn vào chữ ký, bạn hãy quan sát khoảng trống ở góc bên trái chữ ký. Bạn đặt cạnh trái của con dấu gióng thẳng với chữ cái đầu của dòng chức danh, sau đó hạ mặt dấu xuống sao cho mép phải chạm vào nét khởi đầu của chữ ký. Khoảng giao thoa vừa phải này giúp văn bản giữ được sự cân đối, hài hòa về mặt trình bày.

Thứ tự thực hiện ký tên trước và đóng dấu sau

Thứ tự chuẩn xác khi xử lý văn bản là người có thẩm quyền phải ký tay vào tài liệu trước, sau đó người quản lý dấu mới tiến hành dập dấu. Trình tự này giúp xác nhận con dấu được đóng lên một chữ ký đã có thật trên văn bản. Nếu làm đảo lộn quy trình, tài liệu rất dễ phát sinh sai sót về mặt thể thức.

Khi người đại diện đặt bút ký tay, họ chịu trách nhiệm trực tiếp về toàn bộ nội dung ghi trong tài liệu. Người quản lý con dấu chỉ dập mộc sau khi đã xem xét kỹ chữ ký tươi, nhằm chắc chắn văn bản đã có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền. Động tác dập dấu hoàn thiện khâu hình thức cuối cùng của văn bản trước khi đem đi lưu trữ hoặc gửi giao dịch.

Nếu đóng dấu trước rồi mới chuyển cho người ký sau, nét bút mực ký sẽ nằm đè lên trên lớp mực dấu đã khô. Khi nhìn kỹ dưới ánh sáng hoặc qua kính lúp, vết mực ký đè lên con dấu cho thấy tài liệu có thể đã được đóng dấu sẵn từ trước. Đây là lỗi kỹ thuật văn thư, khiến văn bản có thể bị đối tác từ chối tiếp nhận vì nghi ngờ về tính minh bạch của quy trình lập hồ sơ.

Việc dập dấu lên các tờ giấy trắng chưa có nội dung hoặc chưa có chữ ký chứa đựng nhiều rủi ro. Tờ giấy đã có sẵn con dấu có thể bị thất lạc, hoặc bị người khác chèn thêm các nội dung không được phê duyệt. Người quản lý con dấu cần tuân thủ nguyên tắc chỉ đóng dấu khi văn bản đã hoàn thiện đầy đủ nội dung, có chữ ký của người có thẩm quyền.

Bên cạnh chữ ký tay, hiện nay nhiều nơi sử dụng thêm Dấu chữ ký để giải quyết công việc giấy tờ nội bộ. Bạn cần lưu ý rằng con dấu mô phỏng chữ ký chỉ nên dùng cho các loại phiếu kiểm tra, giấy tờ luân chuyển nội bộ hoặc thông báo định kỳ. Đối với các hợp đồng kinh tế quan trọng, hồ sơ vay vốn ngân hàng, hoặc hồ sơ nộp cơ quan quản lý, chữ ký trực tiếp bằng tay của người có thẩm quyền vẫn thường được yêu cầu.

Mẫu tham chiếu thực tế các kiểu đóng con dấu chữ ký

Mẫu tham chiếu các kiểu đóng con dấu chữ ký bao gồm cách sắp đặt con dấu pháp nhân, con dấu chức danh và con dấu vuông trên từng loại tài liệu. Bố cục đóng dấu chuẩn xác mang lại sự rõ ràng, giúp hồ sơ có hình thức gọn gàng, mạch lạc. Bạn có thể dựa vào các vị trí thực tế này để căn chỉnh tài liệu trước khi in ấn và dập dấu.

Tại góc dưới bên phải của văn bản, khu vực ký tên thường gồm ba phần là dòng chức danh, khoảng trống ký tên và dòng họ tên người ký. Việc sắp xếp vị trí phù hợp cho từng con dấu tại khu vực này giúp các vết mực không bị dẫm chân lên nhau. Điều này vừa giữ cho giấy tờ sạch sẽ, vừa tạo sự thuận tiện cho việc số hóa tài liệu sau này.

Bảng dưới đây tổng hợp các kiểu đóng dấu thông dụng và nguyên tắc bố cục trên văn bản:

Loại con dấu	Vị trí đóng so với chữ ký	Mục đích sử dụng	Điểm cần lưu ý khi dập
Dấu tròn pháp nhân	Trùm một phần ba nét ký về bên trái	Xác thực văn bản của đơn vị ban hành	Đóng đúng chiều, không đè kín toàn bộ chữ ký
Dấu chức danh	Nằm ngay ngắn phía dưới chữ ký	Thể hiện họ tên, chức vụ người ký	Đặt lệch về bên phải, không chạm vào dấu tròn
Dấu vuông thông tin	Nằm ở góc trái hoặc phần nội dung riêng	Cung cấp mã số thuế, địa chỉ cửa hàng	Dập rõ nét, không che lấp chữ ký người lập
Dấu giáp lai nhiều tờ	Đè lên mép giấy của các trang liền kề	Xác định tính liên tục của tập hồ sơ	Mép dấu chia đều qua các trang văn bản

Vị trí dấu tròn trên chữ ký người đại diện

Vị trí đóng Dấu công ty lên chữ ký của người đại diện là đè lên khoảng một phần ba nét ký bên trái, nằm gọn giữa dòng chức danh và dòng họ tên. Con dấu cần được đặt ngay ngắn, chữ trên vòng cung dấu đọc thuận mắt từ trái qua phải, không bị xiên lệch.

Để tạo khoảng trống vừa vặn cho con dấu, người soạn thảo văn bản nên chừa từ ba đến bốn dòng trống giữa chức danh và họ tên. Khoảng cách này tương đương từ ba mươi đến ba mươi lăm milimet trên trang giấy in. Diện tích này vừa đủ để người ký viết chữ ký tay thoải mái, vừa đủ chỗ cho con dấu tròn đặt vào mà không bị lấn ra mép trang giấy.

Khi dập dấu tròn lên chữ ký, bạn hãy căn cạnh ngoài bên trái của thân dấu thẳng hàng với chữ cái đầu của dòng chức danh. Con dấu dập xuống phải giữ đúng phương thẳng đứng, chữ không bị nghiêng ngả sang hai bên. Một con dấu đóng xiên xẹo sẽ làm giảm tính cẩn thận của khâu phát hành tài liệu.

Đối với văn bản có nhiều bên tham gia ký kết, các ô ký thường được bố trí dàn hàng ngang ở cuối trang. Lúc này, khoảng cách giữa các ô ký cần được giãn rộng tối thiểu từ bốn mươi milimet trở lên. Khoảng cách này giúp việc dập dấu của bên thứ nhất không bị đè sang phần chữ ký hay con dấu của bên tiếp theo.

Bạn có thể tìm hiểu thêm các thông tin liên quan đến thủ tục đăng ký mẫu dấu qua bài viết thủ tục khắc dấu tròn công ty: cần chuẩn bị giấy tờ gì?. Việc hiểu rõ đặc điểm nhận diện của con dấu giúp người làm văn thư thao tác chính xác, hạn chế sai sót trong quá trình phát hành giấy tờ.

Bố cục kết hợp con dấu chức danh với chữ ký

Cách sắp xếp bố cục chuẩn khi kết hợp Dấu chức danh là đặt con dấu chức danh ngay dưới nét chữ ký tay, dịch về phía bên phải. Con dấu chức danh thể hiện rõ ràng họ tên, chức vụ của người ký, tránh việc người đọc phải đoán tên từ nét ký tay.

Trong nhiều mẫu chứng từ nội bộ, phần dưới chữ ký thường để trống chứ không in sẵn họ tên. Người ký sẽ dùng con dấu chức danh cá nhân để đóng vào khoảng trống này sau khi hoàn thành nét ký tay. Khi thao tác, bạn cần dập con dấu chức danh nằm song song với mép dưới của trang giấy, cách nét chữ ký khoảng năm milimet.

Nguyên tắc quan trọng trong cách đóng dấu vuông lên chữ ký hoặc dấu chức danh là không để lấn sang vùng của dấu tròn. Dấu tròn pháp nhân luôn chiếm vị trí ưu tiên ở một phần ba chữ ký bên trái. Vì vậy, dấu chức danh phải được đẩy gọn sang hai phần ba chữ ký phía bên phải, tránh để mép hai con dấu chạm vào nhau.

Nếu bạn dập dấu chức danh đè lên vành của con dấu tròn, hai màu mực khác nhau có thể hòa lẫn vào nhau. Mực đỏ của dấu tròn khi gặp mực xanh của dấu chức danh sẽ làm nhòe dòng họ tên, gây khó khăn cho việc đọc thông tin. Cách bố trí tách bạch giúp các nội dung đều được hiển thị rõ ràng.

Trên các chứng từ kế toán nội bộ như phiếu chi, phiếu xuất hàng, người phụ trách có thể kết hợp dấu chữ ký và dấu chức danh. Bạn dập con dấu chữ ký ở phía trên trước, sau đó dập con dấu chức danh nối tiếp ngay phía dưới. Bố cục này giúp xử lý các chứng từ phát sinh hàng ngày một cách thuận tiện, rõ ràng.

Hướng dẫn các bước đóng con dấu lên chữ ký

Quy trình thực hiện cách đóng con dấu lên chữ ký gồm ba bước cơ bản: chuẩn bị bề mặt đệm êm, căn chỉnh mép dấu đúng tỷ lệ và dùng lực ép đều tay từ trên xuống. Việc tuân thủ trình tự này giúp vết dấu in ra sắc nét, không bị nhạt màu hay nhòe mực.

Mỗi loại cán dấu có đặc tính tiếp xúc cơ học riêng, đòi hỏi người dập phải làm quen tay. Nếu thao tác quá vội, cán dấu bị nghiêng hoặc lực tay ấn lệch, vết dấu sẽ bị mất nét ở một góc. Việc rèn luyện thao tác dập dấu cẩn thận sẽ giúp bạn xử lý văn bản một cách đồng đều, đẹp mắt.

Dưới đây là các kỹ thuật thực tế giúp bạn kiểm soát chất lượng vết dập trên từng trang tài liệu.

Chuẩn bị bề mặt văn bản và kiểm tra khay mực

Khâu chuẩn bị bề mặt đòi hỏi bạn phải đặt tài liệu trên mặt bàn phẳng, sạch sẽ, lót thêm một tập giấy mỏng bên dưới để tạo độ êm. Việc kiểm tra khay mực giúp miếng mút ngậm vừa đủ mực, không bị khô cạn và không đọng mực thừa.

Bề mặt tiếp xúc bên dưới ảnh hưởng trực tiếp đến độ đồng đều của hình dấu. Nếu bạn dập dấu trên mặt bàn kính cứng hoặc mặt gỗ có nhiều vết lõm, mặt cao su sẽ không thể áp đều lên bề mặt giấy. Chỗ lõm trên bàn sẽ làm hình dấu bị đứt đoạn, còn chỗ lồi có thể làm nét chữ bị bè rộng. Bạn nên lót một xấp giấy khoảng năm đến bảy tờ A4, hoặc một tấm bìa da mỏng ngay dưới vị trí dập để tạo độ đàn hồi tự nhiên.

Tiếp theo, bạn kiểm tra lượng mực trong cán dấu lật tự động. Sau một thời gian sử dụng, miếng mút chứa mực có thể bị cạn hoặc bề mặt mút bị lún sâu. Bạn ấn nhẹ cán dấu xuống một nửa hành trình để quan sát bề mặt chữ cao su. Nếu thấy các đường nét cao su có dấu hiệu khô, bạn cần tháo khay mực ra để châm thêm mực.

Khi bổ sung mực, bạn nên dùng mực chuyên dụng như Mực dấu Shiny để giữ độ mịn, tránh làm hỏng bề mặt khay mút. Bạn nhỏ từ năm đến bảy giọt mực rải đều trên bề mặt miếng tăm bông, để yên trong khoảng hai phút cho mực thấm sâu vào bên trong. Bạn không nên đổ quá nhiều mực cùng lúc, vì mực dư sẽ tràn ra mép khay, làm bẩn tay và gây lem nhem khi dập.

Sau khi châm mực, bạn cần dập thử vài lần trên một tờ giấy nháp trắng. Việc dập nháp giúp loại bỏ lớp mực đọng cục bộ trên các khe chữ, đồng thời giúp mực dàn đều trên toàn bộ bề mặt cao su. Khi thấy hình dấu trên giấy nháp có đường nét thanh thoát, viền chỉ rõ ràng, lúc đó bạn mới tiến hành dập chính thức lên tài liệu.

Căn chỉnh mép dấu và dập lực đều tay

Kỹ thuật căn chỉnh đòi hỏi bạn đặt cạnh dưới của con dấu song song với mép trang giấy, ngắm vành dấu trùm lên một phần ba chữ ký bên trái rồi ấn thẳng lực từ trên xuống. Lực ép cần dứt khoát, phân bổ đều khắp lòng bàn tay để mặt cao su tiếp xúc hoàn toàn với mặt giấy.

Đầu tiên, bạn cầm chắc cán dấu bằng tay thuận, đặt phần chân đế của con dấu áp nhẹ lên mặt giấy tại vị trí cần đóng. Nhìn qua phần đế nhựa trong suốt, bạn dịch chuyển cán dấu sao cho vòng cung bên phải của mặt dấu chớm phủ lên nét khởi đầu của chữ ký. Bạn cần giữ thân dấu vuông góc với mặt bàn, không để cán dấu bị nghiêng lệch.

Khi dập, bạn dùng lòng bàn tay ấn đều vào đỉnh cán dấu theo chiều thẳng đứng từ trên xuống. Lực dập cần dứt khoát, đi thẳng một mạch, không được nghiêng tay sang trái hay sang phải trong quá trình ấn. Một số người có thói quen lắc cán dấu hoặc dập bập bênh các mép với ý nghĩ làm như vậy mực sẽ bám đậm hơn. Thao tác lắc này dễ làm mặt cao su trượt trên mặt giấy, tạo ra vết bóng nhòe xung quanh chữ.

Sau khi cán dấu đi hết hành trình, bạn dừng tay trong thoáng chốc để thớ giấy kịp hút mực từ bề mặt cao su. Tiếp đó, bạn thả lỏng tay để cán dấu tự động bật trở lại vị trí ban đầu. Bạn nhấc thẳng cán dấu lên theo phương thẳng đứng, tránh kéo lê chân đế nhựa làm quẹt vào vết mực còn ướt trên trang giấy.

Bảng dưới đây liệt kê các thao tác chuẩn và những thói quen cần tránh khi dập dấu:

Bước thao tác	Cách làm đúng kỹ thuật	Thói quen thao tác sai	Hậu quả đối với vết dấu
Đặt chân đế cán dấu	Đặt phẳng, vuông góc với mặt bàn	Đặt nghiêng chân đế, lệch góc	Vết dấu bị mất góc, nét đậm nhạt không đều
Hướng tác dụng lực	Ấn thẳng dứt khoát từ trên xuống	Lắc cán dấu, ấn bập bênh quanh mép	Mặt dấu trượt trên giấy, hình dấu bị nhòe
Thời gian giữ lực	Giữ đều tay trong khoảnh khắc ngắn	Rút tay quá nhanh hoặc ấn giữ quá lâu	Rút nhanh làm đứt nét, giữ lâu làm loang mực
Thao tác nhấc dấu	Nhấc thẳng đứng lên trên	Kéo rê chân đế trên mặt giấy	Chân đế quẹt vào mực ướt, làm bẩn tài liệu

Khắc phục các lỗi đóng dấu lệch nét hoặc lem mực

Các lỗi đóng dấu bị lệch nét, mờ chữ hoặc lem mực thường xuất phát từ việc bụi bẩn bám vào khe chữ cao su, khay mực bị thừa mực, hoặc giấy in quá trơn. Bạn có thể xử lý các tình huống này bằng cách vệ sinh bề mặt chữ cao su và thấm bớt lượng mực thừa trên khay.

Trong quá trình sử dụng, các hạt bụi giấy và cặn mực khô rất dễ tích tụ vào các khe nhỏ của con chữ cao su. Khi thấy hình dấu dập ra bị bết dính, mất khoảng hở bên trong các chữ cái nhỏ như chữ e, chữ a hoặc các chữ số, bạn hãy khóa cán dấu để lộ phần mặt chữ ra ngoài. Bạn dùng một miếng băng dính dán nhẹ lên bề mặt cao su rồi bóc ra để kéo sạch bụi bẩn. Bạn cũng có thể dùng cọ mềm quét nhẹ qua các khe chữ, không dùng vật kim loại nhọn vì sẽ làm rách bề mặt cao su.

Trường hợp vết dấu dập ra bị nhòe rộng, đường viền ngoài đậm bệt do thừa mực, bạn cần tháo khay mực ra khỏi cán dấu. Dùng một mảnh giấy ăn khô áp nhẹ lên bề mặt miếng tăm bông để hút bớt lượng mực đọng trên bề mặt. Sau đó, bạn gắn khay mực lại vào thân dấu, dập thử liên tục khoảng mười lần trên giấy nháp cho đến khi thấy nét chữ thanh mảnh trở lại.

Nếu bạn lỡ tay dập con dấu bị ngược chiều, dấu đè hoàn toàn lên chữ ký, hoặc dấu bị văng lệch khỏi trang giấy, tài liệu đó được xem là hỏng về mặt hình thức. Với các văn bản quan trọng, bạn không được dùng bút xóa để sửa hoặc dập một con dấu khác đè chồng lên. Phương án xử lý đúng đắn là hủy trang giấy bị lỗi đó, in lại bản mới và trình người có thẩm quyền ký lại trước khi thực hiện dập dấu mới.

Cách chèn con dấu và chữ ký vào file văn bản số

Cách chèn con dấu và chữ ký vào file văn bản số yêu cầu bạn sử dụng ảnh con dấu đã tách nền trong suốt, căn chỉnh tỷ lệ kích thước tương đương dấu thật và chọn chế độ hiển thị phù hợp. Phương pháp này áp dụng cho các hồ sơ số hóa, văn bản trao đổi công việc qua thư điện tử trước khi hoàn thiện bản giấy.

Việc gửi các bản thảo hợp đồng, báo giá hoặc xác nhận công việc qua mạng máy tính đòi hỏi nhân viên văn phòng phải biết kỹ thuật ghép con dấu vào văn bản số. Thao tác ghép hình ảnh cần được thực hiện cẩn thận để ảnh con dấu không che khuất chữ ký tay, không làm xáo trộn bố cục đoạn văn và giữ đúng kích thước chuẩn.

Dưới đây là các bước thao tác cụ thể trên phần mềm soạn thảo Microsoft Word và tệp định dạng PDF.

Thao tác chèn ảnh con dấu lên chữ ký trong Word

Thao tác chèn ảnh con dấu lên chữ ký trong Word được thực hiện bằng lệnh chèn hình ảnh, sau đó chuyển thuộc tính ảnh sang chế độ nổi phía trên văn bản. Bạn có thể dùng chuột kéo hình con dấu đè lên một phần ba chữ ký mà không làm lệch dòng chữ xung quanh.

Trước hết, bạn mở tệp tài liệu Word cần xử lý, đặt con trỏ chuột tại vị trí ô ký tên cuối trang. Trên thanh công cụ, bạn bấm chọn thẻ Insert, nhấn vào Pictures rồi chọn tệp ảnh chữ ký và tệp ảnh con dấu đã lưu sẵn trong máy tính. Bạn nên chèn ảnh chữ ký tay vào trước, thu nhỏ kích thước cho cân xứng với dòng họ tên in bên dưới.

Khi mới chèn vào, Word thường đặt hình ảnh ở chế độ gắn liền với dòng chữ, khiến hình con dấu đẩy các dòng chữ xung quanh nhảy sang vị trí khác. Để khắc phục, bạn nhấp chuột phải vào bức ảnh con dấu, tìm đến mục Wrap Text, sau đó chọn chế độ In Front of Text. Chế độ này đưa bức ảnh con dấu nổi lên trên bề mặt văn bản, cho phép bạn tự do dịch chuyển hình ảnh đến mọi vị trí trên trang.

Tiếp theo, bạn dùng chuột kéo hình con dấu đặt vào góc bên trái của chữ ký. Bạn căn chỉnh sao cho vành con dấu trùm lên khoảng một phần ba diện tích nét chữ ký bên trái, giống như thao tác đóng dấu trên giấy thật. Trong khi thay đổi kích thước ảnh, bạn nên giữ phím Shift để tỷ lệ chiều dài và chiều rộng không bị méo mó, giữ cho hình tròn con dấu luôn tròn trịa.

Xử lý định dạng tách nền khi đưa dấu vào file PDF

Yêu cầu quan trọng khi ghép con dấu vào tệp PDF là ảnh con dấu phải có định dạng PNG với phông nền trong suốt. Nền trong suốt giúp màu mực đỏ của con dấu hiển thị tự nhiên, không tạo ra các mảng trắng hình vuông che lấp các nét chữ ký bên dưới.

Nếu bạn dùng ảnh chụp con dấu bằng điện thoại có định dạng JPG, bức ảnh sẽ luôn có một lớp nền màu trắng hoặc xám bao quanh. Khi bạn đặt ảnh JPG này đè lên chữ ký, mảng nền trắng sẽ che mất toàn bộ nét mực của chữ ký nằm ở lớp dưới. Vì vậy, bạn cần sử dụng các phần mềm chỉnh sửa ảnh để xóa bỏ nền trắng, chỉ giữ lại các nét chữ màu đỏ của con dấu, sau đó lưu lại dưới dạng tệp PNG trong suốt trước khi chèn vào PDF.

Khi làm việc trên các phần mềm đọc và chỉnh sửa PDF, bạn sử dụng công cụ tạo chữ ký hoặc công cụ Stamps để thêm ảnh con dấu PNG vào danh mục sử dụng. Bạn nhấp chuột chọn con dấu, đặt vào đúng vị trí chữ ký trên trang tài liệu và kéo chỉnh kích thước hiển thị. Bạn nên căn chỉnh sao cho đường kính con dấu hiển thị trên trang PDF tương đương kích thước thực tế ngoài đời, thường rơi vào khoảng ba mươi sáu đến ba mươi tám milimet đối với con dấu tròn.

Sau khi đã hoàn tất việc đặt con dấu trùm một phần ba nét ký bên trái, bạn nên dùng tính năng khóa lớp trang trong phần mềm PDF để hợp nhất các đối tượng ảnh và chữ. Thao tác này giúp chuyển đổi các lớp ảnh chữ ký và con dấu dính liền vào trang tài liệu, tránh trường hợp hình ảnh bị xô lệch khi mở trên các thiết bị khác nhau.

Để đặt làm các mẫu dấu phục vụ công việc hành chính văn phòng hoặc tư vấn kỹ thuật đóng dấu, bạn hãy gửi yêu cầu qua phiếu báo giá trên website.