Mẫu con dấu công đoàn cơ sở: quy cách và thủ tục làm dấu

Khi thành lập tổ chức đoàn thể tại cơ sở, ban chấp hành cần chuẩn bị con dấu tròn để đóng trên các văn bản nghị quyết, kế hoạch hoạt động và thỏa ước lao động. Con dấu công đoàn đại diện cho tiếng nói của tập thể người lao động, giúp xác nhận tính hiệu lực của các văn bản đối nội và đối ngoại.

Việc chuẩn bị mẫu dấu đòi hỏi sự tỉ mỉ về câu từ, cách sắp xếp tên đơn vị chủ quản và tên tổ chức trực thuộc. Nếu chuẩn bị nội dung sai lệch so với hồ sơ ban đầu, bạn sẽ phải làm lại hồ sơ, gây chậm trễ cho các hoạt động của công đoàn.

Bài viết này tổng hợp các yêu cầu thực tế về bố cục mặt dấu, cách phân biệt nội dung giữa các khối cơ quan, cùng trình tự nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký mẫu dấu. Cách thức bảo quản, tra mực và xử lý sự cố hư hỏng con dấu cũng được trình bày cụ thể để bạn áp dụng.

Quy cách kỹ thuật và thông tin trên con dấu công đoàn cơ sở

Con dấu của tổ chức công đoàn cơ sở có dạng hình tròn, bố cục gồm hai vành chữ đồng tâm và biểu trưng của tổ chức đặt tại tâm giữa. Mọi chi tiết trên mặt dấu đều phải được thể hiện rõ ràng, sắc nét và bám sát quyết định công nhận của tổ chức cấp trên.

Trước khi tiến hành khắc mộc, ban chấp hành cần kiểm tra kỹ maket thiết kế để tránh nhầm lẫn giữa các cấp đoàn thể. Việc nắm vững cách bố trí các vòng chữ sẽ giúp bạn chủ động hơn khi duyệt bản in thử.

Kích thước mặt dấu và bố cục dòng chữ

Mặt con dấu tròn của tổ chức công đoàn được chia thành các phần nội dung rõ rệt, gồm vành ngoài, vành trong và khu vực trung tâm. Vành trên của con dấu thể hiện tên của tổ chức công đoàn cấp trên trực tiếp quản lý, ví dụ như liên đoàn lao động cấp quận, huyện, thị xã hoặc công đoàn ngành tương ứng. Vành dưới thể hiện tên đầy đủ của công đoàn cơ sở gắn liền với tên doanh nghiệp, trường học hoặc cơ quan hành chính sở tại.

Ở khu vực trung tâm, biểu trưng của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam gồm hình bánh xe và cuốn sách được đặt cân đối. Giữa vành trên và vành dưới thường có hai ngôi sao nhỏ hoặc hai dấu chấm tròn nhằm phân định ranh giới giữa hai cấp quản lý. Bố cục này giúp văn bản khi đóng dấu thể hiện được nguồn gốc, thẩm quyền và cấp bậc quản trị của tổ chức.

Khi thiết kế mặt dấu, mật độ chữ cần được phân bổ đều đặn, không để chữ quá sát mép viền ngoài hoặc dính sát vào biểu trưng ở giữa. Đối với những đơn vị có tên pháp nhân dài, bề ngang của từng ký tự cần được điều chỉnh thu hẹp hài hòa, tránh kéo dãn chữ làm mất cân đối. Khoảng cách giữa các ký tự cần giữ độ thoáng nhất định, giúp các nét chữ không bị dính bệt mực khi đóng lên mặt giấy.

Độ nông sâu của các rãnh khắc cao su quyết định trực tiếp đến độ sắc nét của hình ảnh khi đóng xuống giấy tờ. Nếu rãnh khắc quá nông, mực thừa trong khay sẽ dễ đọng lại ở chân chữ, tạo ra các vệt lem nhem xung quanh biểu trưng. Ngược lại, rãnh khắc có độ sâu phù hợp sẽ giúp các nét chữ nổi lên tách bạch, giữ cho bề mặt in luôn sạch sẽ, rõ ràng ngay cả khi bạn dập tay với lực mạnh.

Bên cạnh mặt dấu cao su, việc lựa chọn thân dấu cũng ảnh hưởng rất lớn đến độ tiện lợi trong công việc văn thư hằng ngày. Thay vì dùng hộp mực chấm rời dễ làm bẩn tay, bạn có thể cân nhắc chọn loại cán lật tự động. Dòng cán liền mực có khay mực nằm gọn bên trong thân, giúp thao tác đóng văn bản diễn ra nhịp nhàng, liên tục và không làm vương vãi mực ra bàn làm việc.

Khi dập dấu lên hồ sơ, bạn cần đặt con dấu vuông góc với mặt bàn phẳng, ấn đều tay xuống mặt giấy rồi nhấc lên dứt khoát. Nếu ấn lệch một bên, một phần vành chữ sẽ bị mờ nhạt hoặc mất nét, trong khi phần còn lại lại bị đọng quá nhiều mực.

Màu mực và hình thức con dấu

Màu mực dùng cho con dấu công đoàn cơ sở là màu đỏ tươi, tượng trưng cho màu cờ và màu nhận diện truyền thống của tổ chức công đoàn Việt Nam. Vết mực đóng ra phải có độ tươi sáng đồng đều, bám nhanh vào bề mặt giấy và không bị lem lan sang mặt sau của văn bản.

Trong phạm vi áp dụng đối với công tác văn thư và xử lý văn bản hành chính, văn bản cần tuân thủ quy tắc đóng dấu được nêu tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ. Dấu đóng lên chữ ký của chủ tịch hoặc phó chủ tịch công đoàn phải trùm lên khoảng một phần ba chữ ký và lệch về phía bên trái. Bản dập phải ngay ngắn, đúng chiều, không bị nghiêng lệch hay mất vành bao ngoài.

Để giữ cho mặt dấu có độ bền tốt, bạn nên dùng các loại mực đóng dấu chuyên dụng như mực dấu Shiny đúng tiêu chuẩn, không pha lẫn các dung môi không rõ nguồn gốc. Loại mực này ngấm đều vào khay mút xốp, giúp nét chữ in ra luôn mịn màng, không làm chai cứng hoặc nở mục bề mặt cao su. Bạn không nên dùng mực bút máy, mực viết lông hoặc mực vẽ công nghiệp để châm vào khay dấu, vì các hóa chất lạ có thể làm biến dạng khay tăm bông và làm hỏng mặt chữ khắc.

Hình thức con dấu công đoàn là hình tròn khép kín, không sử dụng hình vuông, hình chữ nhật hay hình bầu dục. Xung quanh viền tròn ngoài cùng không được tự ý thêm thắt các họa tiết uốn lượn, hoa văn trang trí hoặc khẩu hiệu tuyên truyền. Sự đồng nhất về hình thức giúp con dấu của tổ chức luôn giữ được tính trang trọng, nghiêm túc trong mọi giao dịch với cơ quan nhà nước và ngân hàng.

Trong hoạt động thực tế, con dấu công đoàn cơ sở thường được sử dụng cùng lúc với dấu chức danh của chủ tịch ban chấp hành nhằm làm rõ vai trò của người ký phát hành. Đối với các văn bản thông báo nội bộ, giấy khen đoàn viên hoặc giấy mời họp, cán bộ phụ trách có thể kết hợp thêm dấu chữ ký để tiết kiệm thời gian xử lý văn thư. Tuy nhiên, trên các hồ sơ tài chính rút tiền từ tài khoản công đoàn, chữ ký tay trực tiếp của chủ tịch và kế toán kèm theo vết mộc đỏ nguyên bản thường là điều kiện cần có để ngân hàng giải ngân.

Mẫu tham chiếu con dấu công đoàn cơ sở theo từng khối đơn vị

Tùy thuộc vào mô hình tổ chức của cơ quan sở tại, nội dung ghi trên con dấu công đoàn cơ sở sẽ có những điểm khác biệt rõ ràng. Việc phân định chính xác mô hình hoạt động giúp ban chấp hành chuẩn bị maket phù hợp, tránh tình trạng phải khắc lại nhiều lần do sai lệch cấp quản lý.

Dưới đây là thông tin chi tiết về đặc điểm thể hiện của từng mô hình công đoàn thường gặp trong thực tế làm việc.

Bảng đối chiếu thông tin trên mặt con dấu công đoàn cơ sở giữa các mô hình tổ chức:

Tiêu chí so sánh	Khối doanh nghiệp sản xuất và dịch vụ	Khối trường học và cơ sở giáo dục	Khối cơ quan hành chính sự nghiệp
Cơ quan quản lý vành trên	Liên đoàn Lao động quận, huyện, thị xã hoặc Công đoàn các khu công nghiệp	Liên đoàn Lao động cấp huyện hoặc Công đoàn ngành Giáo dục địa phương	Công đoàn Viên chức cấp tỉnh hoặc Công đoàn các cơ quan đảng, đoàn thể
Tên cơ sở vành dưới	CÔNG ĐOÀN CƠ SỞ CÔNG TY…	CÔNG ĐOÀN CƠ SỞ TRƯỜNG…	CÔNG ĐOÀN CƠ SỞ… kèm tên cơ quan
Ký tự phân cách hai vành	Hai ngôi sao năm cánh hoặc hai chấm tròn	Hai ngôi sao năm cánh hoặc hai chấm tròn	Hai ngôi sao năm cánh nhỏ
Kiểu chữ vành ngoài	Chữ in hoa không chân, đứng nét rõ ràng	Chữ in hoa đứng nét, chân phương	Chữ in hoa đứng nét, chân phương
Bề mặt đóng tài liệu	Hợp đồng lao động, thỏa ước, phiếu chi hỗ trợ	Giấy khen, kế hoạch thi đua, chứng từ chi tiêu	Nghị quyết, công văn công tác, tờ trình hỗ trợ

Khi lên phương án thiết kế, cán bộ phụ trách cần căn cứ trực tiếp vào quyết định thành lập của công đoàn cấp trên để điền tên cho chuẩn xác từng dấu phẩy, dấu chấm.

Mẫu dấu công đoàn cơ sở khối doanh nghiệp

Tại các doanh nghiệp ngoài nhà nước, công ty cổ phần hoặc công ty trách nhiệm hữu hạn, con dấu công đoàn cơ sở gắn liền với tên pháp nhân của doanh nghiệp đó. Đây là căn cứ quan trọng để ban chấp hành đứng tên mở tài khoản ngân hàng, ký kết thỏa ước lao động tập thể và xác nhận các khoản trợ cấp cho người lao động.

Nội dung vành cung phía trên thường thể hiện tên liên đoàn lao động quận, huyện nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính, hoặc tên công đoàn các khu công nghiệp tỉnh nếu công ty nằm trong khu chế xuất. Cung vành dưới sẽ bắt đầu bằng cụm từ “CÔNG ĐOÀN CƠ SỞ”, tiếp theo là tên đầy đủ của doanh nghiệp bằng chữ in hoa, không viết tắt loại hình công ty nếu diện tích mặt dấu còn đủ chỗ. Chẳng hạn, nếu doanh nghiệp mang tên Công ty Cổ phần Sản xuất Thương mại May mặc Sao Việt, dòng chữ vành dưới cần thể hiện trọn vẹn cụm từ này để tránh nhầm lẫn với các đơn vị khác có tên thương mại tương tự.

Đối với các công ty có tên nước ngoài hoặc tên ghép nhiều âm tiết, việc sắp xếp bố cục cần được tính toán kỹ lưỡng. Nếu chữ quá dài, độ dày của nét chữ cần giảm bớt và tăng khoảng cách rãnh giữa các chữ cái để tránh hiện tượng mực bị dính bệt vào nhau khi dập. Ngược lại, nếu tên doanh nghiệp ngắn, phông chữ có thể tăng nhẹ kích thước để vành chữ nhìn cân đối, đầy đặn, không tạo ra những khoảng trống quá lớn làm mất thẩm mỹ của khuôn dấu.

Cần lưu ý rằng con dấu công đoàn doanh nghiệp hoạt động độc lập với dấu công ty. Dấu công ty do ban giám đốc hoặc người đại diện pháp luật quản lý để phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng ngày. Dấu công đoàn do ban chấp hành công đoàn quản lý nhằm đại diện cho quyền lợi tập thể người lao động. Hai con dấu này không thể dùng thay thế cho nhau khi làm giấy tờ. Việc đóng nhầm con dấu dễ khiến văn bản bị từ chối tiếp nhận khi nộp cho cơ quan quản lý lao động.

Tại những doanh nghiệp có quy mô lớn, nhiều chi nhánh hoặc nhà máy đặt tại các tỉnh thành khác nhau, mô hình công đoàn cơ sở thành viên có thể được cấp trên cho phép thành lập. Khi đó, tên của chi nhánh hoặc phân xưởng sản xuất sẽ được bổ sung vào phần cuối của vành chữ dưới, tạo cơ sở rõ ràng để cán bộ cơ sở thực hiện các hoạt động chăm lo đời sống người lao động tại địa phương đó.

Mẫu dấu công đoàn cơ sở khối trường học và hành chính sự nghiệp

Đối với khối trường học và các đơn vị sự nghiệp công lập, con dấu công đoàn cơ sở mang tính hành chính nhà nước rất rõ rệt. Các đơn vị này thường chịu sự quản lý trực tiếp từ liên đoàn lao động địa phương hoặc công đoàn ngành giáo dục, y tế, viên chức.

Tại các trường mầm non, tiểu học, trung học cơ sở hoặc trung học phổ thông, vành trên của con dấu thường thể hiện tên Liên đoàn Lao động quận, huyện, thị xã hoặc ghi rõ “CÔNG ĐOÀN NGÀNH GIÁO DỤC…”. Vành dưới sẽ khắc dòng chữ “CÔNG ĐOÀN CƠ SỞ TRƯỜNG…” đi liền với tên chính thức của trường theo quyết định thành lập do Ủy ban nhân dân cấp có thẩm quyền ban hành. Ban chấp hành không được tự ý ghi tên viết tắt hoặc tên gọi tắt của trường vào mặt dấu, vì điều này sẽ gây khó khăn khi làm thủ tục mở sổ tài khoản tại Kho bạc Nhà nước hoặc ngân hàng thương mại.

Đối với các cơ quan hành chính sự nghiệp như ủy ban, sở ban ngành, viện nghiên cứu hoặc bệnh viện, vành trên thường ghi “CÔNG ĐOÀN VIÊN CHỨC TỈNH…” hoặc “CÔNG ĐOÀN KHỐI CƠ QUAN…”. Vành dưới thể hiện tên đầy đủ của cơ quan sự nghiệp đó. Do tên gọi của các đơn vị sự nghiệp nhà nước thường đã được chuẩn hóa rất ngắn gọn, rõ ràng, việc bố trí chữ trên mặt mộc thường rất thoáng mắt, nét chữ thanh thoát và dễ nhìn.

Người được giao giữ con dấu tại khối trường học và cơ quan hành chính thường là ủy viên ban chấp hành kiêm nhiệm công tác văn phòng, thủ quỹ hoặc kế toán công đoàn. Do tính chất công việc thường xuyên phải phát hành các quyết định khen thưởng giáo viên giỏi, đoàn viên xuất sắc, cán bộ giữ dấu cần thao tác cẩn thận, dập thử ra giấy nháp trước khi đóng dấu vào tài liệu chính thức. Việc dập thử giúp bạn kiểm tra xem khay mực có bị ứ đọng hay không, tránh làm hoen ố các trang giấy khen hoặc bằng khen trang trọng.

Trong các hoạt động gây quỹ tương thân tương ái hoặc tổ chức đại hội công đoàn nhiệm kỳ, con dấu của khối sự nghiệp dùng để xác nhận các biên bản bầu cử, nghị quyết hội nghị và báo cáo quyết toán tài chính. Mọi chữ ký của chủ tịch công đoàn cơ sở trên các tờ trình xin cấp kinh phí đều cần có thêm vết mộc đỏ này để cấp trên tiếp nhận, duyệt giải ngân theo kế hoạch công tác năm.

Hướng dẫn thủ tục đăng ký làm con dấu công đoàn cơ sở

Thủ tục làm con dấu công đoàn cơ sở là quy trình hành chính cần thông qua cơ quan quản lý mẫu dấu trước khi đưa vào lưu hành chính thức. Ban chấp hành không được phép tự ý đặt làm dấu tại các điểm trôi nổi bên ngoài mà không có hồ sơ cấp phép hợp lệ.

Căn cứ tài liệu Hướng dẫn thủ tục đăng ký mẫu con dấu công đoàn của Liên đoàn Lao động TP.HCM, các tổ chức công đoàn chỉ được sử dụng con dấu khi đã có văn bản cho phép và phải hoàn tất thủ tục đăng ký mẫu con dấu trước khi đưa vào vận hành.

Trong phạm vi điều chỉnh đối với ngành nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện về an ninh trật tự, việc sản xuất con dấu phải tuân thủ quy định tại Nghị định 96/2016/NĐ-CP. Theo đó, cơ sở khắc dấu chỉ được phép tiếp nhận sản xuất con dấu có biểu tượng khi khách hàng cung cấp đầy đủ giấy tờ hợp lệ từ cơ quan có thẩm quyền.

Các bước nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền

Quy trình đăng ký mẫu con dấu mới cho công đoàn cơ sở gồm ba bước thực hiện tuần tự, đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa ban chấp hành đơn vị và cơ quan công an quản lý trật tự xã hội.

Bước đầu tiên là chuẩn bị bộ hồ sơ pháp lý theo đúng hướng dẫn của công đoàn cấp trên. Căn cứ tài liệu Hướng dẫn thủ tục đăng ký mẫu con dấu công đoàn của Liên đoàn Lao động TP.HCM, hồ sơ đăng ký mẫu con dấu mới áp dụng cho công đoàn cơ sở bao gồm:

• Giấy giới thiệu của công đoàn cấp trên trực tiếp quản lý gửi cơ quan có thẩm quyền giải quyết con dấu.
• Quyết định thành lập hoặc quyết định công nhận công đoàn cơ sở, công đoàn cơ sở thành viên hoặc nghiệp đoàn cơ sở.
• Quyết định công nhận Ban Chấp hành công đoàn nhiệm kỳ đương nhiệm.
• Trường hợp công đoàn đơn vị từ khi thành lập chưa từng đăng ký con dấu, nếu có thay đổi công đoàn cấp trên thì cần bổ sung giấy xác nhận theo hướng dẫn.

Bước thứ hai là nộp hồ sơ trực tiếp tại bộ phận một cửa của cơ quan công an có thẩm quyền, thông thường là Phòng Cảnh sát Quản lý hành chính về trật tự xã hội Công an cấp tỉnh, thành phố, hoặc nộp qua cổng dịch vụ công trực tuyến. Cán bộ được cử đi nộp hồ sơ mang theo giấy giới thiệu cùng giấy tờ tùy thân hợp lệ để cán bộ tiếp dân đối chiếu. Sau khi kiểm tra tính đầy đủ của các văn bản, cán bộ tiếp nhận sẽ cấp một giấy biên nhận hẹn ngày trả kết quả.

Bước thứ ba là nhận bàn giao con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu. Đến ngày ghi trên phiếu hẹn, người đại diện mang giấy hẹn và giấy tờ tùy thân đến bộ phận tiếp nhận để nhận kết quả. Tại đây, bạn cần dập thử con dấu ra giấy trắng, đối chiếu từng chữ cái, dấu ngắt câu, hình biểu trưng trung tâm với nội dung trên giấy chứng nhận. Khi mọi chi tiết đã trùng khớp, bạn ký vào sổ giao nhận con dấu để hoàn tất thủ tục bàn giao.

Về kinh phí làm con dấu, đơn vị thực hiện nộp phí và lệ phí theo quy định khi làm thủ tục tại cơ quan chức năng hoặc thanh toán cho đơn vị sản xuất con dấu được chỉ định theo giấy giới thiệu. Kinh phí này được chi trả từ nguồn ngân sách hoạt động của công đoàn cơ sở và được hạch toán vào mục chi mua sắm tài sản văn phòng của đơn vị.

Sau khi nhận con dấu về đơn vị, ban chấp hành cần làm văn bản thông báo mẫu con dấu gửi đến công đoàn cấp trên, ban giám đốc doanh nghiệp hoặc thủ trưởng cơ quan và ngân hàng nơi mở tài khoản. Việc thông báo rộng rãi giúp các bên liên quan cập nhật dữ liệu, thuận tiện cho công tác đối soát hồ sơ, giấy tờ về sau.

Những lỗi thường gặp khiến hồ sơ đăng ký con dấu bị trả về

Nhiều đơn vị khi đi làm thủ tục đăng ký con dấu công đoàn cơ sở bị cán bộ tiếp nhận trả hồ sơ hoặc yêu cầu bổ sung nhiều lần, làm mất nhiều thời gian đi lại. Phần lớn các trục trặc này xuất phát từ những sơ suất nhỏ trong khâu chuẩn bị giấy tờ văn bản.

Lỗi phổ biến là sự bất nhất về tên gọi của đơn vị giữa giấy giới thiệu và quyết định thành lập. Ví dụ, trong quyết định công nhận của liên đoàn cấp huyện ghi tên doanh nghiệp có đầy đủ chữ “CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN…”, nhưng trong giấy giới thiệu của đơn vị lại viết tắt thành “CÔNG TY TNHH 1TV…”. Cơ quan công an đối chiếu câu từ chặt chẽ, do đó bất kỳ sự sai lệch nào về cách dùng từ, viết hoa hay ký tự số cũng có thể dẫn đến việc hồ sơ bị dừng xử lý để chờ văn bản đính chính.

Lỗi thứ hai liên quan đến hiệu lực pháp lý của quyết định công nhận ban chấp hành. Thông thường, một nhiệm kỳ đại hội công đoàn cơ sở kéo dài theo nhiệm kỳ được cấp trên công nhận. Nếu đơn vị đã hết nhiệm kỳ cũ nhưng chưa tiến hành đại hội hoặc chưa có quyết định công nhận ban chấp hành mới của công đoàn cấp trên mà vẫn nộp quyết định cũ đã hết hiệu lực, hồ sơ sẽ bị từ chối ngay lập tức. Cán bộ làm thủ tục cần rà soát kỹ mốc thời gian ghi trên quyết định để chắc chắn văn bản vẫn còn giá trị áp dụng.

Lỗi thứ ba là việc nộp hồ sơ khi chưa xử lý dứt điểm con dấu cũ trong các trường hợp thay đổi tên gọi hoặc chuyển đổi địa bàn hoạt động. Khi đơn vị sáp nhập hoặc chuyển trụ sở sang địa phương khác, ban chấp hành phải làm thủ tục thu hồi con dấu cũ tại nơi cấp ban đầu trước khi xin cấp con dấu mới. Nếu bạn chưa nộp lại con dấu cũ kèm giấy chứng nhận mẫu dấu trước đây, hệ thống dữ liệu quốc gia sẽ ghi nhận tình trạng trùng lặp, khiến hồ sơ cấp đổi bị treo lại.

Ngoài ra, giấy tờ tùy thân của người trực tiếp đi nộp hồ sơ cũng cần được kiểm tra kỹ lưỡng. Thẻ căn cước của người đại diện phải còn thời hạn sử dụng, không bị mờ số, không bị bong tróc lớp màng nhựa bảo vệ. Mọi thông tin họ tên, ngày tháng năm sinh trên giấy giới thiệu phải trùng khớp từng chữ với thông tin trên thẻ căn cước.

Sự cẩn trọng trong khâu chuẩn bị giấy tờ ngay từ đầu sẽ giúp bạn hoàn tất thủ tục đăng ký nhanh gọn, suôn sẻ.

Quản lý và sử dụng con dấu trong hoạt động công đoàn

Việc bảo quản và sử dụng dấu tại cơ sở cần tuân thủ đúng các quy tắc nội bộ. Ban chấp hành cần phân công rõ ràng người giữ dấu, lập sổ theo dõi và không để con dấu bị sử dụng tùy tiện vào các mục đích cá nhân.

Con dấu công đoàn chỉ được đóng lên các văn bản do ban chấp hành ban hành đúng thẩm quyền, có chữ ký sống của chủ tịch hoặc người được ủy quyền bằng văn bản. Không đóng dấu khống chỉ lên giấy trắng hoặc đóng dấu trước khi có nội dung văn bản.

Nguyên tắc bảo quản cán dấu và khay mực định kỳ

Việc giữ gìn cán dấu và bảo dưỡng khay mực định kỳ giúp con dấu luôn hoạt động trơn tru, cho ra những bản in sạch đẹp và kéo dài tuổi thọ của bộ phôi dấu qua nhiều năm công tác. Cán bộ văn thư cần nắm vững một số thao tác chăm sóc cơ bản để mặt dấu không bị biến dạng.

Con dấu công đoàn cần được cất giữ cẩn thận trong tủ có khóa tại phòng làm việc của công đoàn hoặc phòng văn thư của cơ quan. Bạn không nên để con dấu ở những nơi ẩm ướt, cạnh cửa sổ có ánh nắng mặt trời chiếu trực tiếp hoặc gần các nguồn phát nhiệt như nóc thùng máy tính, lò vi sóng. Nhiệt độ cao trong thời gian dài sẽ làm mềm phôi cao su, gây cong vênh các chi tiết và làm khô cứng miếng mút tăm bông chứa mực bên trong cán dấu.

Trong quá trình sử dụng thường xuyên, các vụn bụi giấy từ tài liệu lưu trữ sẽ bám dính vào rãnh chữ nổi và khe hở của biểu trưng trung tâm. Khi nhận thấy vết đóng có hiện tượng lem mực, mờ nét hoặc chữ bị dính chùm, bạn nên tiến hành làm sạch bề mặt khắc cao su. Bạn dùng một chiếc tăm bông sạch thấm một chút cồn pha loãng hoặc nước sạch, nhẹ nhàng lau dọc theo các khe chữ để lấy đi bụi bẩn và cặn mực khô. Bạn không nên dùng kim khâu, lưỡi dao lam hay các vật kim loại sắc nhọn để cạo rãnh chữ, vì chúng có thể làm đứt các nét viền cao su và làm hỏng mặt dấu.

Đối với khay mực bên trong cán lật tự động, sau khi đóng một số lượng lớn tài liệu, miếng mút xốp sẽ cạn dần mực và xuất hiện vết lún theo hình dáng mặt chữ. Lúc này, bạn chỉ cần bấm nút hãm hành trình ở hai bên hông cán dấu, đẩy nhẹ khay mực ra ngoài, rồi nhỏ đều từ năm đến tám giọt mực chuyên dụng lên bề mặt mút. Để khay mực nghỉ khoảng mười phút cho dung dịch mực ngấm sâu vào lõi tăm bông rồi mới lắp lại vào thân dấu và dập thử nháp vài lần. Khi miếng mút đã quá cũ, bị mủn rách sau nhiều năm sử dụng, bạn nên thay một khay mực mới cùng kích cỡ để bản in luôn đậm đà, rõ nét.

Mỗi khi sử dụng xong, bạn nên bấm chốt khóa hãm trên thân cán dấu để mặt chữ cao su không ép chặt liên tục vào khay mút. Động tác nhỏ này giúp các chi tiết bên trong thân dấu giữ được độ đàn hồi tốt cho những lần dập văn bản sau này.

Thủ tục xử lý con dấu khi đổi tên hoặc sáp nhập tổ chức

Trong quá trình hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp, việc tái cấu trúc, đổi tên thương mại hoặc sáp nhập các phòng ban diễn ra khá phổ biến. Khi đó, tổ chức công đoàn cơ sở cũng phải tiến hành các bước điều chỉnh tên gọi và đổi lại con dấu mới cho phù hợp với cơ cấu mới.

Khi có quyết định đổi tên doanh nghiệp hoặc sáp nhập cơ quan, ban chấp hành công đoàn cơ sở cần làm văn bản báo cáo công đoàn cấp trên trực tiếp để xin cấp quyết định đổi tên tổ chức công đoàn. Sau khi nhận được quyết định công nhận đổi tên mới, ban chấp hành sẽ lập bộ hồ sơ gửi cơ quan công an để làm thủ tục thu hồi con dấu cũ và xin cấp con dấu mới.

Hồ sơ xin cấp đổi con dấu do thay đổi tổ chức thường bao gồm các giấy tờ chính sau:

• Văn bản của công đoàn cơ sở đề nghị cấp đổi con dấu mới, nêu rõ lý do thay đổi tên gọi hoặc tổ chức lại.
• Bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đã được cơ quan công an cấp trước đây.
• Bản sao có chứng thực quyết định đổi tên hoặc quyết định công nhận sáp nhập tổ chức do công đoàn cấp trên ký ban hành.
• Con dấu cũ đang dùng để nộp lại cho cơ quan có thẩm quyền tiến hành thu hồi theo đúng trình tự.

Trong trường hợp con dấu đang sử dụng bị rơi vỡ, mòn vẹt mặt cao su do thời gian sử dụng quá lâu, thủ tục xin cấp lại cũng được thực hiện với các bước tương tự. Ban chấp hành làm công văn giải trình rõ lý do con dấu bị hư hỏng, mang con dấu hỏng kèm giấy chứng nhận mẫu dấu gốc đến cơ quan công an để làm thủ tục thu hồi, hủy dấu cũ và đăng ký cấp lại mẫu dấu mới.

Sau khi hoàn tất thủ tục và nhận con dấu mới, ban chấp hành cần làm văn bản gửi thông báo mẫu con dấu mới đến các phòng ban, ban giám đốc doanh nghiệp và chi nhánh ngân hàng nơi công đoàn giao dịch. Cán bộ công đoàn mang con dấu mới cùng giấy chứng nhận ra ngân hàng để làm thủ tục đăng ký lại chữ ký mẫu và con dấu mẫu trên hệ thống tài khoản, giúp việc trích nộp kinh phí và chi trả chế độ cho đoàn viên được diễn ra thuận lợi, liên tục.

Để được hỗ trợ kiểm tra quy cách maket con dấu công đoàn cơ sở và nhận tư vấn về thân dấu phù hợp, bạn có thể gửi yêu cầu thông tin chi tiết qua phiếu báo giá trên website.