Thủ tục làm con dấu công đoàn cơ sở và các bước đăng ký

Thủ tục làm con dấu công đoàn cơ sở bao gồm việc chuẩn bị hồ sơ pháp lý, nộp đăng ký mẫu con dấu trực tuyến và nhận bàn giao con dấu theo quy định. Con dấu tròn giúp ban chấp hành thực hiện ký kết văn bản, quản lý tài chính và đại diện quyền lợi cho người lao động.

Các bước đăng ký mẫu con dấu hiện nay được thực hiện qua môi trường mạng, giúp giảm thiểu thời gian đi lại. Sau khi hoàn tất nộp hồ sơ, cơ quan công an có thẩm quyền sẽ kiểm tra, đối chiếu và trả kết quả theo lịch hẹn.

Hồ sơ cần có quyết định công nhận tổ chức, quyết định công nhận ban chấp hành, văn bản đề nghị và giấy giới thiệu từ công đoàn cấp trên. Cán bộ phụ trách cần nắm rõ từng bước, chuẩn bị văn bản đầy đủ nhằm tránh việc hồ sơ bị trả lại.

Điều kiện để công đoàn cơ sở được làm con dấu tròn

Tổ chức công đoàn cơ sở được cấp con dấu tròn sau khi có quyết định thành lập, hoặc quyết định công nhận từ công đoàn cấp trên. Quyền sử dụng con dấu gắn liền với nhiệm vụ, quyền hạn của ban chấp hành trong việc quản lý đoàn viên.

Để tìm hiểu chi tiết các điều kiện này, bạn cần xác định rõ tư cách pháp lý, thẩm quyền đại diện và mục đích sử dụng con dấu. Các yếu tố này tạo nên cơ sở vững chắc, giúp việc đăng ký mẫu con dấu diễn ra thuận lợi.

Trong phạm vi áp dụng cho các cơ quan, tổ chức đăng ký mẫu con dấu được hướng dẫn tại Cổng Dịch vụ công Bộ Công an, tổ chức công đoàn chỉ được sử dụng con dấu khi đã hoàn thành thủ tục đăng ký mẫu tại cơ quan công an. Quy trình này có sự khác biệt rõ rệt so với thủ tục làm con dấu tròn công ty, nơi doanh nghiệp tự quyết định hình thức con dấu.

Điều kiện tiên quyết là tổ chức phải có quyết định thành lập, hoặc quyết định công nhận công đoàn cơ sở do cơ quan công đoàn cấp trên ban hành. Quyết định này khẳng định tổ chức đang hoạt động hợp thức, có địa bàn trực thuộc rõ ràng. Nếu thiếu văn bản chứng minh từ công đoàn cấp trên, hồ sơ sẽ bị từ chối ngay từ khâu tiếp nhận.

Điều kiện tiếp theo liên quan đến thời hạn nhiệm kỳ của ban chấp hành, chủ tịch và phó chủ tịch công đoàn cơ sở. Người đại diện ký văn bản đề nghị đăng ký mẫu con dấu phải là người có tên, có chức danh trong quyết định công nhận đương nhiệm. Khi ban chấp hành đã hết nhiệm kỳ, đơn vị cần hoàn thành việc kiện toàn nhân sự trước khi làm thủ tục con dấu.

Điều kiện thứ ba xuất phát từ yêu cầu quản lý thực tế, bao gồm việc mở tài khoản ngân hàng và quản lý tài chính công đoàn. Khi không có con dấu tròn, các giao dịch ngân hàng phục vụ việc chăm lo cho người lao động sẽ không thể hoàn tất. Con dấu tròn cũng là công cụ xác nhận các bản thỏa ước lao động tập thể, biên bản thương lượng tại doanh nghiệp.

Nhóm điều kiện	Văn bản minh chứng cần có	Thẩm quyền ban hành
Tư cách của tổ chức	Quyết định thành lập hoặc công nhận công đoàn cơ sở	Liên đoàn Lao động cấp trên trực tiếp quản lý
Thẩm quyền người đại diện	Quyết định công nhận ban chấp hành công đoàn cơ sở	Liên đoàn Lao động cấp trên trực tiếp quản lý
Đề nghị từ cấp trên	Giấy giới thiệu cử cán bộ thực hiện đăng ký mẫu con dấu	Công đoàn cấp trên trực tiếp quản lý
Mục đích sử dụng	Quản lý kinh phí công đoàn, ký kết văn bản thỏa ước	Ban chấp hành công đoàn cơ sở

Mỗi loại văn bản ban hành đều cần con dấu để xác nhận nội dung, phân định rõ quyền hạn của từng cấp quản lý. Việc hoàn tất thủ tục đăng ký mẫu dấu giúp tổ chức hoạt động ổn định, thể hiện đúng thẩm quyền ban hành văn bản. Bạn cần chuẩn bị các giấy tờ chứng minh từ sớm, lưu trữ cẩn thận để phục vụ cho các bước thủ tục tiếp theo.

Hồ sơ làm con dấu công đoàn cơ sở cần chuẩn bị

Hồ sơ làm con dấu công đoàn cơ sở bao gồm bốn loại giấy tờ cơ bản, thể hiện tư cách pháp lý và thẩm quyền của người nộp. Các tài liệu này cần được chuẩn bị đồng bộ, khớp đúng từng chữ cái trong tên gọi của công đoàn cơ sở.

Trước khi tiến hành nộp hồ sơ, cán bộ phụ trách cần rà soát chi tiết từng trang tài liệu, kiểm tra tính hợp lệ của văn bản. Việc chuẩn bị chu đáo sẽ giúp tiết kiệm thời gian, hạn chế việc phải đi lại bổ sung giấy tờ nhiều lần.

Trong phạm vi áp dụng đối với các cấp công đoàn trực thuộc theo tài liệu Hướng dẫn thủ tục đăng ký mẫu con dấu công đoàn của Liên đoàn Lao động Thành phố Hồ Chí Minh, việc chuẩn bị hồ sơ cần tuân thủ cấu trúc văn bản hành chính thống nhất. Cán bộ công đoàn cơ sở cần thu thập đầy đủ bản chính, sao y hoặc quét điện tử rõ nét trước khi nộp.

Trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ do ủy viên ban chấp hành hoặc cán bộ văn phòng công đoàn cơ sở đảm nhiệm. Người nộp hồ sơ cần mang theo giấy tờ tùy thân, kèm theo giấy giới thiệu còn hiệu lực do cấp trên cấp. Việc sắp xếp giấy tờ theo thứ tự rõ ràng sẽ giúp quá trình tiếp nhận của cán bộ công an diễn ra thuận lợi.

Loại tài liệu	Yêu cầu về hình thức	Cơ quan ký duyệt
Quyết định công nhận công đoàn cơ sở	Bản sao có chứng thực hoặc bản gốc đối chiếu	Công đoàn cấp trên trực tiếp quản lý
Quyết định công nhận ban chấp hành	Bản sao có chứng thực hoặc bản gốc đối chiếu	Công đoàn cấp trên trực tiếp quản lý
Văn bản đề nghị đăng ký mẫu con dấu	Bản chính, có chữ ký của chủ tịch công đoàn	Ban chấp hành công đoàn cơ sở
Giấy giới thiệu cử người liên hệ	Bản chính, có đầy đủ chữ ký và con dấu tròn	Công đoàn cấp trên trực tiếp quản lý

Giấy tờ chứng minh tư cách thành lập công đoàn

Giấy tờ chứng minh tư cách thành lập công đoàn bao gồm quyết định công nhận tổ chức, kèm theo quyết định công nhận ban chấp hành đương nhiệm. Đây là các văn bản nền tảng, khẳng định vị trí hợp pháp của tổ chức công đoàn trước pháp luật.

Đối với quyết định thành lập hoặc công nhận tổ chức, bạn cần kiểm tra chính xác tên công đoàn cơ sở. Tên này phải trùng khớp hoàn toàn với tên pháp lý của doanh nghiệp hoặc đơn vị sự nghiệp, không được viết tắt tuỳ tiện. Nếu có sai lệch về dấu câu hoặc thứ tự từ ngữ, cơ quan tiếp nhận hồ sơ sẽ yêu cầu đính chính lại.

Đối với quyết định công nhận ban chấp hành, văn bản phải nêu rõ danh sách nhân sự nhiệm kỳ hiện tại, bao gồm chủ tịch và phó chủ tịch. Trong trường hợp ban chấp hành đã kết thúc nhiệm kỳ, bạn phải xin văn bản gia hạn hoặc tổ chức đại hội bầu mới trước khi nộp hồ sơ con dấu. Cơ quan công an sẽ căn cứ vào văn bản này để xác định người ký đề nghị có đủ thẩm quyền hay không.

Trong phạm vi áp dụng cho các đơn vị chuyển đổi nơi trực thuộc theo tài liệu Hướng dẫn thủ tục đăng ký mẫu con dấu công đoàn của Liên đoàn Lao động Thành phố Hồ Chí Minh, nếu công đoàn chưa từng được cấp dấu từ trước, hồ sơ cần bổ sung giấy xác nhận chưa cấp dấu từ cơ quan quản lý cũ. Giấy xác nhận này giúp ngăn ngừa tình trạng một đơn vị tồn tại song song hai con dấu tròn.

Mỗi văn bản đều cần được scan rõ ràng, không bị mất góc, không bị lem mực khi chuyển thành tệp dữ liệu số. Bạn nên chuẩn bị sẵn cả bản giấy công chứng, sẵn sàng xuất trình khi cán bộ tiếp nhận yêu cầu đối chiếu trực tiếp. Sự cẩn thận trong khâu văn bản sẽ giúp hồ sơ vượt qua vòng kiểm tra ban đầu mà không bị gián đoạn.

Văn bản đề nghị đăng ký mẫu con dấu

Văn bản đề nghị đăng ký mẫu con dấu là tài liệu do chủ tịch công đoàn cơ sở ký, gửi đến cơ quan quản lý con dấu cấp tỉnh. Nội dung văn bản nêu rõ sự cần thiết của con dấu, lý do làm mới và thông tin người được ủy quyền đi nộp hồ sơ.

Trong văn bản đề nghị, phần lý do cần được trình bày súc tích, gắn với việc phục vụ công tác điều hành và đại diện cho đoàn viên. Người soạn thảo cần điền đầy đủ địa chỉ trụ sở, thông tin liên lạc của công đoàn cơ sở để cơ quan công an tiện theo dõi. Bất kỳ thông tin sai sót nào về địa chỉ cũng có thể khiến giấy chứng nhận sau này bị sai lệch.

Phần thông tin người được giới thiệu phải ghi chi tiết họ tên, ngày sinh, số định danh cá nhân và số điện thoại liên lạc. Các thông tin này phải trùng khớp tuyệt đối với giấy tờ tùy thân của cán bộ được cử đi. Giấy giới thiệu từ công đoàn cấp trên cũng phải đi kèm, có đóng dấu đỏ tròn hợp thức để khẳng định sự chấp thuận từ cấp quản lý.

Sau khi hoàn tất việc ký duyệt, văn bản đề nghị được chuyển sang dạng tệp số hóa, sẵn sàng cho việc tải lên mạng internet. Bạn nên lưu giữ một bản sao có chữ ký tươi tại văn phòng công đoàn cơ sở, phục vụ mục đích kiểm tra nội bộ. Quy trình chuẩn bị văn bản đề nghị càng chặt chẽ thì việc đăng ký càng diễn ra suôn sẻ.

Các bước đăng ký mẫu con dấu công đoàn cơ sở

Các bước đăng ký mẫu con dấu công đoàn cơ sở hiện nay được thực hiện qua cổng dịch vụ công trực tuyến, chia thành hai giai đoạn rõ ràng. Giai đoạn thứ nhất là nộp hồ sơ qua mạng, giai đoạn thứ hai là kiểm tra tiến độ và nhận kết quả trực tiếp.

Hình thức nộp trực tuyến giúp cán bộ công đoàn có thể gửi hồ sơ từ xa, theo dõi tiến độ xử lý mà không cần trực tiếp xếp hàng. Quy trình này đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về tài khoản định danh, cũng như các tệp tài liệu số hóa đạt tiêu chuẩn kỹ thuật.

Phương thức nộp hồ sơ qua mạng cũng hạn chế tình trạng thất lạc giấy tờ trong quá trình chuyển giao văn bản giữa các bộ phận. Cán bộ tiếp nhận sẽ kiểm tra hồ sơ trên hệ thống, phản hồi bằng văn bản điện tử nếu cần bổ sung. Sau khi hồ sơ được duyệt, bạn mới cần mang văn bản gốc đến đối chiếu tại bộ phận một cửa.

Giai đoạn thực hiện	Thao tác chính	Địa điểm hoặc phương thức
Khởi tạo hồ sơ	Đăng nhập tài khoản, chọn thủ tục, điền biểu mẫu điện tử	Cổng Dịch vụ công Bộ Công an
Tải tệp dữ liệu	Đính kèm bản quét quyết định, giấy giới thiệu, văn bản đề nghị	Giao diện nộp hồ sơ trực tuyến
Theo dõi tiến độ	Kiểm tra trạng thái xử lý qua mã hồ sơ, bổ sung tài liệu	Tra cứu trực tuyến trên hệ thống
Nhận kết quả	Nộp bản gốc đối chiếu, nhận con dấu và giấy chứng nhận	Bộ phận một cửa cơ quan công an

Bước 1. Nộp hồ sơ qua cổng dịch vụ công Bộ Công an

Bước đầu tiên là truy cập vào hệ thống Cổng Dịch vụ công của Bộ Công an, đăng nhập bằng tài khoản hợp lệ để bắt đầu tạo hồ sơ. Người nộp cần chuẩn bị đầy đủ các tệp tài liệu đã được chuyển sang định dạng thông dụng như PDF hoặc hình ảnh sắc nét.

Trong phạm vi thủ tục đăng ký mẫu con dấu được niêm yết tại Cổng Dịch vụ công Bộ Công an, người thực hiện tìm kiếm thủ tục đăng ký mẫu con dấu mới thực hiện tại cấp tỉnh. Việc chọn đúng cấp giải quyết rất quan trọng, bởi nếu chọn nhầm cấp trung ương, hồ sơ sẽ bị từ chối tiếp nhận và phải tạo lại từ đầu. Cơ quan tiếp nhận hồ sơ là Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội của công an tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.

Khi giao diện nhập liệu xuất hiện, bạn cần điền chính xác thông tin vào các trường thông tin có đánh dấu hoa thị đỏ. Các nội dung bao gồm tên cơ quan, tên tổ chức công đoàn, địa chỉ đặt trụ sở chính và thông tin người nộp hồ sơ. Bạn cần kiểm tra lại từng trường thông tin, đối chiếu với các quyết định pháp lý để tránh nhập sai tên đơn vị.

Tiếp theo là phần tải các tệp đính kèm theo danh mục hướng dẫn của hệ thống dịch vụ công. Bạn tải lên bản quét quyết định thành lập công đoàn cơ sở, quyết định công nhận ban chấp hành, văn bản đề nghị và giấy giới thiệu vào các mục tương ứng. Sau khi rà soát toàn bộ tệp đính kèm, bạn nhấn nút nộp hồ sơ để gửi dữ liệu đi và nhận mã số theo dõi trực tuyến.

Bước 2. Kiểm tra tiến độ và nhận kết quả

Bước tiếp theo là dùng mã hồ sơ vừa được cấp để theo dõi quá trình thẩm định của cán bộ chuyên môn trên hệ thống. Trạng thái của hồ sơ sẽ được cập nhật liên tục, từ mức tiếp nhận, đang xử lý cho đến khi có kết quả hoàn tất.

Nếu hồ sơ có thông tin chưa rõ hoặc thiếu văn bản, hệ thống sẽ gửi thông báo yêu cầu chỉnh sửa vào tài khoản cá nhân của bạn. Cán bộ công đoàn cần đọc kỹ nội dung yêu cầu, bổ sung đúng loại giấy tờ được chỉ định và gửi lại hệ thống. Việc xử lý phản hồi kịp thời sẽ giúp quy trình không bị đình trệ hoặc quá hạn xử lý.

Khi hồ sơ được phê duyệt hoàn tất, hệ thống sẽ thông báo ngày và địa điểm tiếp nhận kết quả chính thức. Cán bộ được cử đi cần mang theo giấy giới thiệu bản gốc, giấy tờ tùy thân và các bản chính quyết định thành lập để đối chiếu thực tế. Địa điểm nhận kết quả là bộ phận một cửa tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp tỉnh, hoặc trụ sở Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội.

Kết quả bàn giao bao gồm con dấu tròn và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu do cơ quan công an cấp. Giấy chứng nhận này là tài liệu ghi nhận mẫu con dấu đã được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu quốc gia. Ban chấp hành cần phân công người bảo quản cẩn thận giấy tờ này, không để làm rách hoặc thất lạc trong quá trình lưu trữ văn phòng.

Quy cách con dấu công đoàn cơ sở và các loại dấu kèm theo

Con dấu công đoàn cơ sở được sản xuất theo quy chuẩn kỹ thuật, bám sát các thông tin pháp lý ghi trên văn bản quyết định công nhận của công đoàn cấp trên. Mặt dấu cần có độ sắc nét, đường viền rõ ràng để thể hiện tính trang nghiêm khi ban hành văn bản.

Bên cạnh con dấu tròn pháp nhân dùng cho các văn bản chính thức, ban chấp hành có thể trang bị thêm dấu chức danh để đóng kèm bên dưới chữ ký của chủ tịch. Khi xử lý các giấy tờ nội bộ hàng ngày, việc kết hợp thêm dấu chữ ký cũng giúp công việc hành chính diễn ra thuận tiện hơn.

Yếu tố kỹ thuật	Đặc điểm thể hiện	Mục đích sử dụng
Vành ngoài mặt dấu	Tên Liên đoàn Lao động hoặc công đoàn ngành cấp trên	Xác định cơ quan quản lý trực tiếp
Vành trong mặt dấu	Tên công đoàn cơ sở theo quyết định thành lập	Định danh đơn vị ban hành văn bản
Thân dấu tự động	Hộp dấu lật có khay mực tích hợp bên trong	Đóng liên tục trên hồ sơ giấy tờ
Mực dấu chuyên dụng	Mực đỏ tươi, đều màu, không lem nhòe	Thể hiện tính quy chuẩn trên văn bản

Thống nhất thông tin thể hiện trên mặt con dấu

Thông tin thể hiện trên mặt con dấu công đoàn cơ sở phải phản ánh trung thực nội dung quyết định công nhận từ cấp trên. Cấu trúc mặt dấu tròn thông thường bao gồm vành chữ bao quanh bên ngoài và dòng chữ định danh bên trong.

Vành ngoài cùng của con dấu thể hiện tên của tổ chức công đoàn cấp trên trực tiếp, ví dụ như Liên đoàn Lao động quận, huyện hoặc công đoàn ngành. Vành bên trong thể hiện tên của chính công đoàn cơ sở tại doanh nghiệp hoặc đơn vị sự nghiệp.

Khi đối chiếu mẫu dấu, cán bộ công đoàn cần rà soát kỹ từng ký tự, dấu thanh và cách ngắt chữ giữa các vành tròn. Khoảng cách giữa các chữ phải đồng đều, không bị dính sát vào nhau làm mất nét khi dập lên giấy.

Mặt dấu đạt chuẩn tạo ra các đường nét sắc sảo và rõ ràng, giúp vết in khi dập xuống giấy đạt độ chi tiết cao, dễ nhận diện. Việc đối chiếu kỹ thông tin ngay khi nhận bàn giao giúp tránh sai lệch so với quyết định thành lập.

Lựa chọn thân dấu lật tự động và khay mực phù hợp

Lựa chọn thân dấu lật tự động mang lại sự thuận tiện lớn khi xử lý số lượng văn bản dày đặc trong văn phòng công đoàn. Dòng cán dấu lật tích hợp sẵn khay mực giúp thao tác đóng dấu được thực hiện liền mạch, không cần chấm mực bên ngoài.

Thân dấu lật cầm tay có cấu tạo khép kín, giữ cho mặt dấu luôn tiếp xúc với khay mực khi ở trạng thái nghỉ. Khi bạn dùng lực ấn xuống, mặt dấu sẽ xoay lật và dập đều lên bề mặt văn bản, tạo ra vết in sắc nét. Đối với cán bộ phụ trách công tác đoàn thể, loại cán dấu lật này giúp việc đóng dấu lên thẻ đoàn viên hoặc báo cáo tài chính diễn ra rất gọn gàng.

Để hiểu rõ hơn về các dòng cán dấu trên thị trường, bạn có thể tìm hiểu thêm về sự khác biệt giữa dấu liền mực và dấu chấm mực nhằm chọn phương án phù hợp với nhu cầu. Mỗi dòng sản phẩm đều có những ưu điểm riêng, tùy thuộc vào tần suất sử dụng thực tế của cơ quan.

Đối với màu mực đóng dấu, con dấu công đoàn sử dụng mực màu đỏ tươi để tạo sự đồng nhất và rõ nét trên văn bản. Khi khay mực bị khô sau một thời gian dài sử dụng, bạn nên châm thêm mực dấu Shiny đúng loại để duy trì chất lượng in. Việc dùng các loại mực pha dung môi trôi nổi có thể làm chai cứng bề mặt khay mực, ảnh hưởng xấu đến mặt dấu cao su.

Tiêu chí	Dòng cán lật tự động	Dòng cán chấm mực rời
Khay mực đi kèm	Khay mực tích hợp bên trong thân dấu	Khay mực rời đặt bên ngoài bàn làm việc
Thao tác dập dấu	Thao tác một lần, tự động tiếp mực cho lần sau	Phải chấm mặt dấu vào khay rồi mới dập
Độ sạch sẽ	Mực nằm gọn bên trong khay, tránh dính tay	Dễ bị lem mực ra ngón tay hoặc bàn giấy
Tính cơ động	Mang đi công tác thuận tiện, không sợ tràn mực	Phải mang theo hộp mực rời cồng kềnh

Thủ tục đổi hoặc đăng ký lại con dấu công đoàn cơ sở

Thủ tục đổi hoặc đăng ký lại con dấu công đoàn cơ sở được tiến hành khi con dấu bị hao mòn, hư hỏng, thất lạc hoặc khi đơn vị có sự thay đổi về tên gọi. Việc đăng ký lại kịp thời giúp duy trì tính liên tục của công tác hành chính, không làm gián đoạn việc bảo vệ quyền lợi đoàn viên.

Trong quá trình hoạt động dài hạn, tổ chức công đoàn có thể gặp phải nhiều biến động về cơ cấu nhân sự và pháp lý. Cán bộ phụ trách cần chủ động nắm bắt các tình huống cần cấp đổi con dấu, từ đó thực hiện đúng trình tự pháp luật.

Việc đăng ký lại mẫu con dấu cũng được xử lý thông qua hệ thống dịch vụ công trực tuyến tương tự như khi làm mới lần đầu. Tuy nhiên, hồ sơ cấp đổi sẽ có thêm các yêu cầu đặc thù về việc giải trình lý do và thu hồi con dấu cũ. Bạn cần chuẩn bị kỹ các tài liệu liên quan để cơ quan công an xem xét, giải quyết đúng tiến độ.

Trường hợp phát sinh	Lý do thực hiện	Yêu cầu đối với con dấu cũ
Doanh nghiệp đổi tên	Tên công đoàn cơ sở thay đổi theo tên công ty	Nộp lại con dấu cũ kèm giấy chứng nhận cũ
Con dấu bị mòn, biến dạng	Vết in bị mất nét, nhòe mực sau thời gian dài dùng	Nộp lại con dấu cũ để cơ quan chức năng hủy
Con dấu bị thất lạc	Thất lạc trong quá trình lưu trữ hoặc di chuyển	Báo mất con dấu, làm văn bản xác nhận
Chia tách hoặc sáp nhập	Tổ chức lại mô hình công đoàn cơ sở	Giao nộp lại toàn bộ con dấu cũ để thu hồi

Các trường hợp cần đăng ký lại hoặc giao nộp con dấu cũ

Trường hợp thứ nhất là khi doanh nghiệp thay đổi tên pháp lý trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, dẫn đến công đoàn cơ sở cũng phải đổi tên tương ứng. Lúc này, công đoàn cấp trên sẽ ban hành quyết định đổi tên tổ chức công đoàn cơ sở. Ban chấp hành phải làm thủ tục đăng ký con dấu mới theo tên gọi mới, đồng thời giao nộp lại con dấu cũ cho cơ quan công an.

Trường hợp thứ hai là con dấu sau nhiều năm sử dụng bị mòn chữ, nứt vỡ mặt cao su hoặc biến dạng do nhiệt độ. Khi vết in không còn rõ ràng, các giao dịch ngân hàng có thể từ chối chấp nhận chữ ký kèm dấu của đơn vị. Để tránh ảnh hưởng đến công việc, ban chấp hành cần chủ động lập hồ sơ xin cấp đổi con dấu mới.

Trường hợp thứ ba là việc sáp nhập, hợp nhất hoặc chia tách các tổ chức công đoàn cơ sở theo mô hình tái cơ cấu của doanh nghiệp. Khi một đơn vị chấm dứt tồn tại do sáp nhập vào đơn vị khác, con dấu của đơn vị cũ phải được giao nộp lại. Cơ quan công an sẽ tiến hành thu hồi con dấu cũ, cấp giấy chứng nhận đã thu hồi con dấu theo đúng quy trình hành chính.

Trường hợp thứ tư là khi con dấu bị thất lạc do hỏa hoạn, thiên tai hoặc sơ suất trong quá trình bảo quản văn phòng. Đơn vị phải thông báo ngay cho cơ quan công an nơi xảy ra sự việc để lập biên bản ghi nhận. Việc khai báo minh bạch giúp ngăn chặn nguy cơ con dấu bị kẻ gian lợi dụng đóng lên các văn bản trái phép.

Hồ sơ đề nghị cấp đổi khi con dấu bị mòn hoặc thất lạc

Hồ sơ đề nghị cấp đổi con dấu bị mòn hoặc biến dạng bao gồm văn bản đề nghị nêu rõ nguyên nhân xin đổi dấu, có chữ ký của người đứng đầu công đoàn cơ sở. Kèm theo đó là bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đã cấp trước đây và con dấu cũ để nộp lại cho cơ quan công an. Giấy giới thiệu từ công đoàn cấp trên trực tiếp quản lý cũng là thành phần không thể thiếu trong bộ hồ sơ.

Đối với trường hợp con dấu bị mất, trong phạm vi áp dụng cho việc đăng ký lại con dấu theo tài liệu Hướng dẫn thủ tục đăng ký mẫu con dấu công đoàn của Liên đoàn Lao động Thành phố Hồ Chí Minh, hồ sơ phải có văn bản thông báo mất con dấu gửi cơ quan công an và văn bản xác nhận của công đoàn cấp trên. Cán bộ công đoàn cơ sở cần trình bày rõ ràng thời gian, địa điểm và nguyên nhân làm thất lạc con dấu trong văn bản giải trình.

Sau khi chuẩn bị đủ các giấy tờ, bạn tiến hành nộp hồ sơ trực tuyến tại mục đăng ký lại mẫu con dấu trên Cổng Dịch vụ công của Bộ Công an. Các bước thao tác quét tài liệu, tải tệp và theo dõi mã hồ sơ tương tự như quy trình đăng ký mới lần đầu. Khi đến nhận kết quả, bạn mang theo con dấu cũ để giao nộp trực tiếp tại bộ phận một cửa.

Cơ quan công an sẽ thu lại con dấu cũ, lập biên bản thu hồi và tiến hành tiêu hủy. Đơn vị nhận về con dấu mới cùng Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu với số hiệu tương ứng. Hoàn tất các bước đổi con dấu giúp việc đóng dấu văn bản cũng như giải quyết việc hành chính của công đoàn cơ sở diễn ra thông suốt.

Nếu bạn có nhu cầu trang bị thêm dấu chức danh hoặc dấu chữ ký cho ban chấp hành công đoàn cơ sở, bạn gửi yêu cầu qua phiếu báo giá trên website.