Đăng ký con dấu cá nhân: quy định và thủ tục thực hiện

Cá nhân tại Việt Nam khi có nhu cầu sử dụng con dấu riêng không phải thực hiện thủ tục đăng ký mẫu dấu tại cơ quan công an. Bạn được tự do đặt làm, sở hữu và sử dụng con dấu mang tên mình để hỗ trợ công việc xử lý văn bản hàng ngày. Thủ tục đăng ký mẫu dấu tại cơ quan quản lý nhà nước chỉ áp dụng đối với cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước theo danh mục dịch vụ công được công bố tại Cổng Dịch vụ công Bộ Công an.

Thủ tục đặt làm con dấu cá nhân trong nước thực chất là giao dịch gia công thương mại giữa bạn và cơ sở khắc dấu. Bạn chỉ cần chọn nội dung chữ, xác định kiểu dáng cán dấu và kiểm tra bản vẽ thiết kế trước khi tiến hành sản xuất. Quá trình này không đòi hỏi nộp hồ sơ xin phép, không cần xuất trình giấy tờ tùy thân và không phải chờ đợi xét duyệt từ cơ quan công quyền.

Ngược lại, nếu bạn chuẩn bị sang Nhật Bản để học tập hoặc làm việc, việc đăng ký con dấu cá nhân lại trở thành thủ tục hành chính thường được yêu cầu tại địa phương sở tại. Để giúp bạn phân định rõ quyền hạn sử dụng tại Việt Nam cũng như chuẩn bị đúng yêu cầu khi ra nước ngoài, nội dung dưới đây sẽ phân tích cụ thể từng trường hợp thực tế.

Quy định pháp luật về đăng ký con dấu cá nhân tại Việt Nam

Trong phạm vi giao dịch dân sự và quản lý hành chính nội bộ tại Việt Nam, cá nhân không thuộc diện phải đăng ký mẫu dấu với cơ quan công an. Việc sử dụng con dấu mang tên riêng xuất phát từ nhu cầu thực tế của từng vị trí công việc, nhằm giúp người đọc nhận biết họ tên người ký một cách rõ ràng.

Nhiều người thường nhầm lẫn giữa thủ tục đăng ký mẫu dấu của tổ chức với việc khắc dấu cá nhân thông thường. Cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, hội đoàn thể hoặc doanh nghiệp khi đưa con dấu pháp nhân vào sử dụng phải tuân thủ trình tự cấp phép hoặc quản lý mẫu dấu rất chặt chẽ. Bạn có thể tìm hiểu thêm về quy trình này qua bài viết thủ tục khắc dấu tròn công ty: cần chuẩn bị giấy tờ gì? để thấy rõ sự khác biệt. Trong khi đó, con dấu cá nhân chỉ mang tính chất hỗ trợ công việc văn phòng, không đại diện cho tư cách pháp nhân của bất kỳ tổ chức nào.

Nhu cầu sử dụng con dấu cá nhân xuất hiện phổ biến ở nhiều nhóm công việc khác nhau trong đời sống thường nhật:

Nhân viên văn phòng, chuyên viên hành chính và nhân sự thường dùng dấu tên để đóng lên các tờ trình, phiếu giao việc hoặc biên bản họp. Con dấu giúp thông tin người lập giấy tờ được thể hiện rành mạch, hạn chế lỗi đọc nhầm chữ viết tay giữa các phòng ban.

Nhân viên kế toán, thủ quỹ thường xuyên xử lý các chứng từ thu chi, hóa đơn bán hàng hoặc phiếu nhập kho. Nhóm công việc này thường sử dụng kèm dấu đã chi tiền hoặc dấu họ tên để xác nhận việc hoàn tất nghiệp vụ tài chính.

Kỹ sư công trường, cán bộ giám sát thi công và chuyên viên kỹ thuật thường mang theo dấu đã kiểm tra cùng con dấu tên riêng để đóng vào nhật ký công trình hoặc hồ sơ nghiệm thu. Dấu đóng dứt khoát giúp tiến độ xác nhận hiện trường không bị gián đoạn.

Đội ngũ y tế gồm bác sĩ, y sĩ, điều dưỡng hoặc dược sĩ tại các bệnh viện, phòng khám cũng là nhóm khách hàng dùng con dấu với tần suất rất cao. Mẫu dấu tên bác sĩ thường thể hiện rõ họ tên, học vị chuyên môn để đóng trực tiếp vào đơn thuốc hoặc bệnh án điều trị.

Những cá nhân kinh doanh tự do, chủ cửa hàng bán lẻ hoặc người bán hàng trực tuyến cũng thường dùng con dấu riêng. Họ đóng dấu lên phiếu giao hàng, hóa đơn gửi kèm kiện bưu phẩm nhằm giúp khách hàng dễ dàng ghi nhận thông tin người gửi.

Cá nhân có phải đăng ký mẫu dấu với cơ quan công an không?

Cá nhân không phải nộp bất kỳ hồ sơ nào tới cơ quan công an để xin cấp phép hay đăng ký mẫu con dấu cá nhân. Ranh giới áp dụng quy định quản lý con dấu nhà nước chỉ khoanh vùng đối với các đơn vị vũ trang, cơ quan quyền lực nhà nước, đơn vị hành chính sự nghiệp và các tổ chức xã hội theo danh mục quản lý chuyên ngành.

Khi có nhu cầu, bạn chỉ việc liên hệ cơ sở khắc dấu để yêu cầu làm dấu tên hoặc dấu chữ ký theo ý muốn. Cơ sở sản xuất không yêu cầu bạn cung cấp văn bản ủy quyền hay giấy xác nhận nghề nghiệp từ chính quyền địa phương.

Tuy vậy, quyền tự do đặt làm con dấu cá nhân luôn đi kèm những giới hạn pháp lý nghiêm ngặt mà bạn phải lưu tâm:

Bạn tuyệt đối không được đưa các hình ảnh mang tính quyền lực công vào mặt dấu cá nhân, chẳng hạn như Quốc huy nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam, biểu tượng búa liềm hay huy hiệu của lực lượng vũ trang. Việc tự ý đưa biểu tượng công quyền vào con dấu cá nhân là hành vi vi phạm pháp luật.

Bạn không được tự ý khắc tên của cơ quan nhà nước, đơn vị công an, tòa án, viện kiểm sát hoặc tên của tổ chức khác lên con dấu khi không có thẩm quyền. Hành vi mạo danh cơ quan công quyền hoặc giả mạo chức vụ lãnh đạo trên mặt dấu có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự.

Bạn không được dùng con dấu cá nhân để phục vụ mục đích lừa đảo, làm giả giấy tờ hoặc xác thực sai lệch nội dung trong các giao dịch kinh tế. Cá nhân đứng tên trên con dấu phải chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật đối với mọi tài liệu mà mình đóng dấu.

Việc dùng con dấu cá nhân trên giấy tờ

Trong phạm vi các giao dịch dân sự, con dấu cá nhân là công cụ hỗ trợ thể hiện thông tin danh tính, không thay thế cho chữ ký tay trực tiếp. Chữ ký tay bằng mực tươi của bạn mới là yếu tố quyết định giá trị ràng buộc về mặt cam kết và nghĩa vụ pháp lý trên văn bản.

Khi bạn ký tên lên hợp đồng kinh tế, văn bản bàn giao tài sản hoặc đơn từ, việc dập thêm con dấu họ tên bên dưới nét ký giúp người đọc dễ dàng nhận diện người ký. Nếu một tài liệu chỉ có dấu dập họ tên hoặc dấu chữ ký khắc sẵn mà thiếu chữ ký tay trực tiếp, văn bản đó sẽ bị coi là chưa hoàn tất thủ tục xác nhận theo tập quán giao dịch thông thường.

Trên hệ thống chứng từ kế toán, người lập biểu, thủ quỹ hay người duyệt chi thường cần tự tay ký tươi vào từng ô trách nhiệm. Con dấu họ tên chỉ đóng kèm phía dưới nhằm thể hiện rõ ràng danh xưng. Khi người làm dập dấu tên thay hẳn cho chữ ký tươi, bộ phận tài chính hoặc kiểm toán thường từ chối tiếp nhận giấy tờ đó.

Trong lĩnh vực ngân hàng, con dấu cá nhân không có giá trị thay thế chữ ký mẫu mà bạn đã đăng ký tại quầy giao dịch. Giao dịch viên ngân hàng luôn đối soát từng nét mực ký tay trực tiếp của bạn với dữ liệu chữ ký lưu trên hệ thống. Con dấu chữ ký khắc sẵn hoàn toàn không được chấp nhận trên các chứng từ rút tiền, lệnh chuyển khoản hay hợp đồng tín dụng.

Khi làm việc tại các cơ quan hành chính, người nộp hồ sơ, gửi đơn từ hay tờ khai thường được yêu cầu tự cầm bút ký tên. Cán bộ tiếp nhận thường kiểm tra chữ ký mực tươi thực tế trên văn bản, ít khi chấp nhận việc dập con dấu chữ ký để thay thế.

Bảng tổng hợp đặc điểm sử dụng của con dấu cá nhân trong các giao dịch:

Trường hợp sử dụng	Thao tác ký thông thường	Tác dụng của con dấu cá nhân	Trách nhiệm của người sử dụng
Ký kết hợp đồng dân sự	Thường cần tự tay ký	Thể hiện rõ ràng họ tên người ký	Tự chịu trách nhiệm về nội dung cam kết
Xác nhận chứng từ nội bộ	Người phụ trách tự ký xác nhận	Làm rõ chức danh và họ tên người duyệt	Tự chịu trách nhiệm về độ chuẩn xác của số liệu
Giao dịch tại quầy ngân hàng	Ký tay khớp với mẫu chữ ký đã nộp	Không thay thế được chữ ký tươi	Đối chiếu trực tiếp với hồ sơ lưu trữ
Nộp hồ sơ hành chính công	Người làm đơn cần tự tay ký	Tùy chọn đóng thêm để thông tin rõ ràng	Tự chịu trách nhiệm về nội dung kê khai

Thủ tục đặt làm con dấu cá nhân

Thủ tục đặt làm con dấu cá nhân diễn ra rất đơn giản, không đòi hỏi chuẩn bị hồ sơ hành chính phức tạp. Bạn chỉ cần xác định rõ mục đích dùng dấu trong công việc để chọn quy cách mặt dấu và cấu hình cán dấu thích hợp.

Trước khi gửi yêu cầu sản xuất, bạn nên xác định rõ con dấu sẽ được đóng vào vị trí nào trên tài liệu. Một con dấu dùng để ký nhận bưu kiện giao hàng nhanh sẽ có nội dung khác với con dấu của bác sĩ đóng trên sổ y bạ. Chuẩn bị đúng nội dung ngay từ đầu giúp con dấu đóng ra vừa vặn với khoảng trống trên giấy in sẵn.

Bạn có thể xem thêm hướng dẫn tại bài viết cách soạn nội dung dấu tên, dấu chức danh để khỏi phải làm lại để nắm rõ cách bố trí chữ cho hợp lý. Việc lựa chọn số dòng chữ phù hợp với khoảng trống trên giấy tờ sẽ giúp văn bản nhìn gọn gàng, đẹp mắt.

Đối với công việc văn phòng có tần suất đóng dấu liên tục, bạn nên ưu tiên các dòng dấu lật tự động liền mực. Cán dấu liền mực có khay mực nằm sẵn bên trong thân vỏ, mỗi lần nhấn tay xuống là mặt cao su tự động lấy mực và in hình xuống giấy. Cơ chế này tiện lợi hơn nhiều so với việc mang theo hộp mực rời bên ngoài.

Nếu bạn cần cân nhắc kỹ hơn giữa hai loại phôi cán này, nội dung tại bài viết dấu liền mực và dấu chấm mực: khác nhau thế nào, nên chọn loại nào? sẽ phân tích tường tận ưu điểm cùng sự đánh đổi của từng loại. Dấu chấm mực truyền thống chỉ nên dùng khi bạn cần đóng trên các chất liệu đặc thù hoặc kích thước văn bản quá khổ.

Chuẩn bị nội dung và quy cách mặt dấu

Nội dung mặt dấu cá nhân cần được chắt lọc ngắn gọn, thể hiện đúng thông tin nhận diện cần thiết theo yêu cầu công việc của bạn. Tùy vào tính chất công tác, bạn có thể lựa chọn định dạng một dòng, hai dòng hoặc kết hợp nhiều thông tin:

Nếu bạn chỉ cần đóng họ tên dưới chữ ký, mẫu dấu một dòng chữ in trọn vẹn họ và tên là lựa chọn phù hợp. Định dạng này thanh thoát, dễ căn chỉnh vào các ô chữ ký hẹp trên phiếu thu, phiếu chi hoặc hóa đơn bán lẻ.

Nếu bạn cần thể hiện rõ vị trí công tác trong đơn vị, mẫu dấu chức danh hai dòng sẽ đáp ứng tốt nhu cầu này. Dòng phía trên ghi rõ chức vụ đảm nhiệm như Giám đốc, Trưởng phòng, Kế toán trưởng, còn dòng phía dưới ghi đầy đủ họ tên cá nhân.

Đối với những người làm nghề tự do hoặc giao nhận hàng hóa, bạn có thể chọn mẫu dấu hai dòng gồm họ tên ở dòng trên và số điện thoại liên hệ ở dòng dưới. Cách trình bày này giúp đối tác hoặc khách hàng dễ dàng liên lạc lại khi cần trao đổi thông tin về bưu phẩm.

Việc chọn màu mực đóng dấu cũng cần dựa trên tính chất văn bản và thói quen làm việc của từng ngành nghề:

Mực màu đỏ thường được sử dụng cho chức danh lãnh đạo, người đại diện theo pháp luật hoặc chức danh chuyên môn trong cơ quan, đơn vị. Màu mực đỏ tạo điểm nhấn thị giác rõ ràng, tách bạch hẳn với nét ký tay thông thường.

Mực màu xanh dương là lựa chọn rất thông dụng cho khối nhân viên văn phòng, chuyên viên kỹ thuật, kế toán viên và nhân viên giao vận. Màu mực xanh nhã nhặn, đồng điệu với màu mực bút bi và dễ đọc trên các biểu mẫu in sẵn màu đen.

Mực màu đen hoặc màu tím thường chỉ dùng trong các công việc ghi chú sổ tay cá nhân, đóng dấu lưu trữ tài liệu riêng hoặc theo sở thích cá nhân, ít khi xuất hiện trên giấy tờ hành chính.

Khi bạn muốn làm con dấu chữ ký mô phỏng chữ ký thật, khâu chuẩn bị mẫu ký ảnh hưởng rất lớn đến độ sắc nét của mặt dấu. Bạn hãy lấy một tờ giấy trắng phẳng, dùng bút bi ngòi đậm hoặc bút dạ kim màu đen ký dứt khoát vài chữ ký mẫu.

Sau đó, bạn chọn ra nét ký ưng ý nhất rồi dùng điện thoại chụp ảnh lại thật rõ nét. Khi chụp, bạn chú ý đặt ống kính vuông góc với mặt giấy, chọn nơi có ánh sáng đều để tránh bóng tay đổ lên chữ ký. Tệp ảnh chụp này sẽ được chuyển sang phần mềm đồ họa để vẽ lại đường viền vector sắc sảo trước khi tiến hành cắt khắc mặt cao su.

Bảng gợi ý quy cách nội dung con dấu cá nhân:

Phân loại con dấu	Nội dung hiển thị thông thường	Màu mực khuyên dùng	Mục đích sử dụng chính
Dấu họ tên đơn	Nguyễn Văn A	Xanh dương, Đỏ	Đóng dưới chữ ký trên hợp đồng, biên bản
Dấu chức danh và tên	Trưởng phòng / Nguyễn Văn A	Đỏ	Đóng trên văn bản, tờ trình nội bộ công ty
Dấu tên kèm số liên lạc	Nguyễn Văn A / Số điện thoại	Xanh dương	Đóng trên bao bì hàng hóa, kiện chuyển phát
Dấu chữ ký kết hợp tên	Nét ký mẫu / Nguyễn Văn A	Xanh dương, Đỏ	Đóng trên phiếu xuất hàng, thông báo nội bộ

Quy trình gửi duyệt mẫu và kiểm tra con dấu

Quy trình gia công con dấu cá nhân bắt đầu bằng việc khách hàng gửi nội dung chữ hoặc hình ảnh chữ ký cho cơ sở khắc dấu. Kỹ thuật viên sẽ sắp xếp bố cục trên máy tính và xuất bản vẽ mô phỏng để bạn xem xét, điều chỉnh trước khi đưa vào sản xuất hàng loạt.

Khi nhận được bản vẽ thiết kế mặt dấu gửi qua tin nhắn hoặc thư điện tử, bạn cần đối chiếu kỹ lưỡng từng thông tin để tránh sai sót:

Thứ nhất, bạn cần kiểm tra thật cẩn thận từng chữ cái trong họ và tên, đặc biệt là các dấu thanh tiếng Việt như dấu sắc, dấu huyền, dấu hỏi, dấu ngã và dấu nặng. Bạn hãy đọc đi đọc lại nhiều lần để chắc chắn tên riêng không bị sai chính tả hay gõ nhầm ký tự.

Thứ hai, bạn quan sát kiểu chữ trên bản vẽ. Phông chữ in hoa đứng nét thẳng mang lại cảm giác trang trọng, chỉn chu và dễ nhận biết từ xa. Ngược lại, phông chữ viết nghiêng mềm mại lại tạo sự uyển chuyển, gần gũi như chữ viết tay thật. Bạn nên chọn kiểu chữ phù hợp với tính chất công việc hàng ngày của mình.

Thứ ba, bạn kiểm tra tỷ lệ cân đối giữa các dòng chữ và khoảng cách tới mép viền. Các dòng chữ cần nằm chính giữa mặt dấu, cách đều mép khung nhựa để khi đóng xuống giấy không bị tình trạng lem mực ở các góc cạnh.

Sau khi bạn xác nhận duyệt bản vẽ, mặt dấu sẽ được khắc bằng thiết bị chuyên dụng và lắp ráp vào cán dấu hoàn chỉnh. Khi nhận sản phẩm, bạn nên thực hiện các bước kiểm tra thực tế như sau:

Bạn đặt một tờ giấy trắng lên mặt bàn phẳng, cầm cán dấu chắc tay và đặt vuông góc với mặt giấy. Bạn dùng lực tay ấn dập dứt khoát xuống bề mặt rồi nhấc tay lên đều đặn. Bạn quan sát vết mực in xem đường nét có sắc sảo không, chữ có bị mất nét hay bị lem mực hay không.

Bạn cũng cần kiểm tra độ nhạy của con dấu bằng cách dập thử vài lần giúp khay mực lật êm, lực bấm đều tay và tránh bị kẹt khi thao tác.

Thủ tục đăng ký con dấu cá nhân khi làm việc tại Nhật Bản

Thủ tục đăng ký con dấu cá nhân tại Nhật Bản là một nghiệp vụ hành chính có tính chất hoàn toàn trái ngược với thực tế tại Việt Nam. Tại quốc gia này, văn hóa sử dụng con dấu Hanko hoặc Inkan đã ăn sâu vào đời sống pháp lý, thay thế cho chữ ký tay trong hầu hết các giao dịch dân sự và thương mại.

Đối với du học sinh, tu nghiệp sinh hoặc kỹ sư Việt Nam sang Nhật Bản sinh sống, việc chuẩn bị một con dấu cá nhân hợp lệ là điều kiện cần thiết. Nếu thiếu con dấu, bạn sẽ gặp trở ngại ngay trong những ngày đầu tiên khi làm thủ tục mở tài khoản ngân hàng, đăng ký tạm trú, thuê phòng trọ hoặc ký kết hợp đồng lao động.

Người Nhật coi trọng tính xác thực của con dấu cá nhân ngang bằng, thậm chí cao hơn chữ ký tay trên các tài liệu chính thức. Từ những việc đơn giản như nhận thư chuyển phát có ký nhận, ký nhận lịch làm việc tại công xưởng cho đến những việc hệ trọng như mua xe hơi, giao kết hợp đồng nhà ở đều yêu cầu con dấu cá nhân.

Quy cách con dấu cá nhân dùng tại Nhật Bản có những đặc điểm riêng mà bạn cần tìm hiểu kỹ trước khi đặt khắc:

Về hình thức, con dấu cá nhân tại Nhật hầu hết được thiết kế dưới dạng hình tròn. Mặt dấu tròn tượng trưng cho sự trọn vẹn và tạo sự thuận tiện khi xoay chỉnh hướng đóng dấu trên các ô tròn in sẵn của biểu mẫu hành chính Nhật Bản.

Về ngôn ngữ khắc dấu, tên của người nước ngoài thường được phiên âm sang hệ chữ Katakana để người bản xứ có thể đọc và phát âm chính xác tên của bạn. Một số trường hợp có thể khắc tên bằng chữ cái Latinh viết hoa không dấu, nhưng chữ Katakana vẫn là phương án được các cơ quan công quyền Nhật Bản ưu tiên tiếp nhận. Bạn có thể tham khảo thêm thông tin tại dòng dấu tên để nắm rõ quy tắc phiên âm tên gọi trước khi gia công.

Phân biệt các loại dấu cá nhân Mitomein, Ginkoin và Jitsuin

Hệ thống con dấu cá nhân tại Nhật Bản được phân cấp rất rành mạch thành ba loại khác nhau gồm Mitomein, Ginkoin và Jitsuin. Mỗi loại dấu đảm nhiệm một phạm vi công việc riêng, tương ứng với mức độ bảo mật và giá trị xác thực tăng dần:

Dấu Mitomein là con dấu nhận diện thông thường dùng cho các sinh hoạt hàng ngày. Bạn sử dụng dấu Mitomein để đóng xác nhận khi nhân viên bưu điện giao thư từ, bưu kiện tới nhà riêng, hoặc dùng để điểm danh, xác nhận văn bản thông báo nội bộ tại nơi làm việc. Con dấu Mitomein không đòi hỏi phải đăng ký với bất kỳ cơ quan chính quyền nào, bạn có thể tự do đặt làm theo nhu cầu.

Dấu Ginkoin là con dấu chuyên dụng trong lĩnh vực tài chính, ngân hàng. Khi bạn đến các ngân hàng tại Nhật Bản để mở tài khoản cá nhân, làm sổ tiết kiệm hoặc thực hiện các giao dịch nộp rút tiền mặt tại quầy, nhân viên ngân hàng sẽ yêu cầu bạn đóng dấu Ginkoin lên hồ sơ lưu trữ. Con dấu này được ngân hàng quét ảnh và đối chiếu bảo mật trong suốt quá trình bạn sử dụng dịch vụ tại chi nhánh đó.

Dấu Jitsuin thuộc nhóm con dấu cá nhân dùng cho các giao dịch quan trọng tại Nhật Bản. Người dùng đem con dấu này đi hoàn tất thủ tục đăng ký tại cơ quan hành chính địa phương nơi mình đang cư trú.

Dấu Jitsuin chỉ xuất hiện trong các giao dịch lớn có ảnh hưởng sâu sắc đến quyền lợi và nghĩa vụ tài sản của cá nhân, chẳng hạn như ký hợp đồng mua bán bất động sản, mua xe ô tô, vay vốn ngân hàng số tiền lớn hoặc làm thủ tục thừa kế di chúc. Do tầm quan trọng đặc biệt này, dấu Jitsuin thường được gia công rất cẩn thận, cất giữ ở nơi an toàn và tách biệt hoàn toàn với các con dấu dùng hàng ngày.

Bảng so sánh đặc điểm của ba loại con dấu cá nhân tại Nhật Bản:

Tên loại con dấu	Mục đích sử dụng thực tế	Yêu cầu về thủ tục đăng ký	Môi trường giao dịch chủ yếu	Mức độ bảo mật yêu cầu
Mitomein	Ký nhận hàng hóa, bưu phẩm, chấm công nội bộ	Không cần làm thủ tục đăng ký	Đời sống thường nhật, công ty	Mức độ nhận diện thông thường
Ginkoin	Mở tài khoản ngân hàng, giao dịch gửi rút tiền	Đăng ký trực tiếp tại quầy ngân hàng	Chi nhánh ngân hàng, tổ chức tín dụng	Mức độ bảo mật tài chính cá nhân
Jitsuin	Ký hợp đồng kinh tế lớn, mua nhà đất, mua xe	Đăng ký tại ủy ban quận hoặc thành phố	Cơ quan công quyền, giao dịch lớn	Mức độ pháp lý và bảo mật cao

Quy trình đăng ký mẫu dấu Jitsuin tại ủy ban địa phương

Quy trình đăng ký mẫu con dấu Jitsuin đòi hỏi bạn phải trực tiếp đến ủy ban quận, thành phố hoặc tòa thị chính nơi bạn đang sinh sống để làm việc với cán bộ hộ tịch. Thủ tục này nhằm ghi nhận mẫu dấu chính thức của bạn vào cơ sở dữ liệu quản lý dân cư của chính quyền địa phương.

Trước khi đến cơ quan hành chính, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ theo danh mục sau:

Thẻ lưu trú ngoại kiều còn nguyên hiệu lực, trên thẻ phải ghi đúng địa chỉ nơi cư trú thực tế tại địa phương bạn đang sinh sống.

Hộ chiếu gốc còn thời hạn sử dụng để chứng minh danh tính công dân nước ngoài.

Con dấu Jitsuin được làm bằng chất liệu cứng, bền chắc như gỗ quý, sừng hoặc kim loại, không bị mẻ vành, không bị nứt vỡ mặt chữ. Bạn không nên dùng loại dấu cao su tự động để làm dấu Jitsuin, vì mặt cao su có thể bị biến dạng cơ học theo thời gian khiến nét dập bị sai lệch so với bản lưu trữ ban đầu.

Khi có mặt tại trụ sở cơ quan hành chính địa phương, bạn thực hiện thủ tục theo các bước sau đây:

Bước thứ nhất, bạn đến quầy thông tin để lấy số thứ tự và nhận mẫu đơn đăng ký con dấu, gọi là Inkan Toroku Shinseisho. Bạn điền đầy đủ và trung thực các thông tin cá nhân gồm họ tên phiên âm, ngày tháng năm sinh, địa chỉ cư trú hiện tại và mã số thẻ lưu trú ngoại kiều vào các mục tương ứng trên tờ khai.

Bước thứ hai, khi bảng điện tử gọi số thứ tự của bạn, bạn tiến lại quầy tiếp nhận hồ sơ và nộp lại tờ khai kèm con dấu Jitsuin, thẻ ngoại kiều cùng hộ chiếu cho nhân viên hành chính. Cán bộ tiếp nhận sẽ kiểm tra độ sắc nét của mặt dấu, đo kích thước khung tròn và đối chiếu tên khắc trên dấu xem có khớp với tên Katakana đăng ký trong hồ sơ lưu trú hay không.

Bước thứ ba, sau khi hồ sơ được kiểm tra hoàn tất, bạn sẽ được cấp một chiếc thẻ nhựa gọi là Thẻ đăng ký con dấu, hay còn gọi là Inkan Card.

Thẻ Inkan Card là căn cứ quan trọng giúp bạn chứng minh tính hợp thức của con dấu trong suốt thời gian sinh sống tại Nhật Bản. Bất cứ khi nào bạn cần thực hiện các giao dịch thương mại lớn đòi hỏi phải nộp kèm giấy xác nhận con dấu, bạn chỉ việc mang thẻ Inkan Card đến máy cấp chứng nhận tự động đặt tại ủy ban hoặc các cửa hàng tiện lợi có liên kết để in Giấy chứng nhận đăng ký con dấu, gọi là Inkan Shomeisho.

Giấy Inkan Shomeisho sẽ in hình ảnh vết dấu dập thực tế của bạn kèm theo thông tin nhân thân đã được chính quyền địa phương xác thực. Đối tác kinh tế khi nhìn thấy giấy chứng nhận này sẽ hoàn toàn tin cậy vào tính xác thực của chữ ký và con dấu trên hợp đồng giao dịch.

Bạn có thể gửi yêu cầu qua phiếu báo giá trên website để nhận phản hồi và tư vấn phù hợp với nhu cầu sử dụng.