Cách đóng dấu công ty và chữ ký đúng vị trí trên văn bản

Trong công việc văn thư và hoàn thiện chứng từ giao dịch, việc đóng dấu tròn doanh nghiệp đúng vị trí giúp các trang tài liệu luôn rõ ràng, chuẩn mực. Thao tác dập mộc đòi hỏi sự chuẩn xác từ khâu chuẩn bị mặt phẳng bàn kê, kiểm tra chữ ký tay cho đến lực ấn khi hạ con dấu xuống mặt giấy.

Người phụ trách văn thư cần nắm vững kỹ thuật dập dấu, cách nhận biết lỗi và phương pháp bảo dưỡng con dấu hàng ngày để thao tác chuẩn xác trên từng văn bản, tránh phải ký lại hoặc hủy bỏ các hợp đồng quan trọng.

Vị trí đóng dấu tròn công ty so với chữ ký trên văn bản

Khi xử lý văn bản, người dập dấu nên đặt mặt con dấu đè nhẹ lên phần bên trái của chữ ký. Hình mực dập xuống cần ngay ngắn, đúng chiều đọc xuôi, tránh để mặt dấu bị nghiêng lệch hay úp ngược.

Màu mực sử dụng cho con dấu tròn luôn là màu đỏ tươi, giúp làm nổi bật thông tin của pháp nhân. Vết mực dấu cần chạm trực tiếp vào nét chữ ký sống, tạo sự gắn kết chặt chẽ giữa chữ ký của người đại diện và con dấu của tổ chức.

Khoảng cách từ mép dưới của con dấu tròn đến dòng họ tên người ký cần được giữ ở mức vừa phải, tránh đóng đè lên chữ in tên. Nếu đóng dấu quá sát hoặc đè nát phần họ tên, người tiếp nhận hồ sơ sẽ rất khó đọc, gây khó khăn cho việc tra cứu thông tin sau này.

Trường hợp đóng dấu đè kín toàn bộ chữ ký, văn bản có thể bị đối tác từ chối tiếp nhận vì nét ký tay đã bị che lấp. Ngược lại, nếu dập dấu cách quá xa chữ ký, tính liên kết giữa người ký và tư cách pháp nhân sẽ bị rời rạc, làm giảm tính trang trọng của tài liệu.

Quy tắc đóng trùm một phần ba chữ ký về phía bên trái

Trước khi hạ mặt dấu xuống giấy, bạn cần xác định rõ mép ngoài cùng phía bên tay trái của chữ ký. Phần bụng chữ ký hoặc nét gạch khởi đầu bên trái thường là vị trí tiếp giáp lý tưởng để đặt mép phải của con dấu.

Trong phạm vi các doanh nghiệp thành lập theo Luật Doanh nghiệp 2020, đơn vị có quyền tự quyết định hình thức, kích cỡ con dấu, nhưng thao tác đóng trùm một phần ba chữ ký vẫn là thói quen thực hành hành chính được thừa nhận rộng rãi. Việc phủ một phần mực đỏ lên nét mực ký tươi giúp xác nhận thứ tự ký trước, đóng dấu sau.

Bạn cần giữ cho hình dấu luôn ngay ngắn, trục đứng của con dấu song song với mép dọc của trang giấy. Tên công ty trên vòng cung tròn phải nằm ở phía trên, phần mã số thuế hoặc địa chỉ nằm ở phía dưới, thuận theo góc nhìn của người đọc.

Nếu đặt con dấu bị nghiêng lệch góc lớn, trang giấy nhìn sẽ mất cân đối và gây phản cảm cho người tiếp nhận. Do đó, việc căn chỉnh chiều con dấu trước khi dập xuống giấy là thao tác cơ bản mà người làm văn thư cần thực hiện cẩn thận.

Phân biệt đóng dấu chữ ký với dấu treo và dấu giáp lai

Đóng dấu lên chữ ký, đóng dấu treo, và đóng dấu giáp lai có vị trí đặt mộc, mục đích sử dụng hoàn toàn khác nhau trên thực tế. Nắm vững sự khác biệt giữa ba phương thức này giúp văn thư xử lý giấy tờ chuẩn xác, không bị nhầm lẫn trong quá trình hoàn thiện hồ sơ.

Dưới đây là bảng tổng hợp các điểm khác biệt cơ bản giữa ba phương thức đóng dấu tròn phổ biến trong doanh nghiệp:

Phương thức đóng dấu	Vị trí đặt con dấu	Mục đích sử dụng	Loại tài liệu áp dụng
Đóng dấu chữ ký	Góc dưới bên phải, đè một phần lên chữ ký về phía bên trái	Xác nhận cam kết của người đại diện ký văn bản	Hợp đồng kinh tế, biên bản thanh lý, quyết định ban hành
Đóng dấu treo	Góc trên bên trái, trùm lên tên đơn vị ở phần đầu trang	Xác nhận tài liệu phát hành từ nội bộ cơ quan tổ chức	Bảng báo giá, phụ lục hợp đồng, hóa đơn chứng từ kèm theo
Đóng dấu giáp lai	Mép bên phải của tập tài liệu, phủ lên mép các trang giấy xếp so le	Liên kết các trang giấy rời, tránh tình trạng tráo đổi trang	Hợp đồng nhiều trang, hồ sơ dự thầu, quy chế nội bộ

Đối với những hợp đồng kinh tế quan trọng, việc sử dụng dấu công ty thường đi liền với chữ ký tay của người đại diện. Cách đóng dấu treo hay dấu giáp lai chỉ mang tính chất hỗ trợ quản lý tập hồ sơ, không thay thế cho vị trí con dấu dập trực tiếp tại phần chữ ký ở cuối văn bản.

Hướng dẫn các bước đóng dấu công ty lên chữ ký

Thao tác đóng dấu công ty lên chữ ký đòi hỏi sự cẩn thận, tuân thủ đúng trình tự chuẩn bị và thao tác tay. Bạn cần rèn luyện thói quen kiểm tra văn bản kỹ lưỡng trước khi đặt con dấu tiếp xúc với bề mặt giấy in.

Người có thẩm quyền phải ký tên bằng mực tươi trước, sau đó văn thư mới tiến hành dập dấu tròn lên trên. Việc dập dấu khống chỉ lên những tờ giấy trắng chưa có nội dung, chưa có chữ ký là hành vi tiềm ẩn nhiều rủi ro, cần tuyệt đối tránh.

Khi bắt đầu thao tác, mắt bạn cần nhìn thẳng góc từ trên đỉnh cán dấu xuống mặt giấy để căn cội tâm dấu chuẩn xác. Điểm kết thúc của thao tác là nhấc thẳng cán dấu lên theo phương thẳng đứng, không rê trượt mặt cao su sang hai bên.

Trước khi dập dấu lên các hợp đồng kinh tế chính thức, bạn nên luyện tập lực dập trên giấy nháp vài lần. Thao tác dập thử này giúp bạn kiểm tra độ đậm nhạt của mực, đồng thời giúp đôi tay làm quen với độ đàn hồi của cán dấu.

Bước 1: chuẩn bị bề mặt kê và kiểm tra chữ ký

Bề mặt bàn làm việc dùng để đóng dấu phải hoàn toàn phẳng phiu, sạch sẽ, không có bụi bẩn hay ghim bấm vương vãi. Nếu mặt bàn gồ ghề, con dấu khi dập xuống sẽ bị mất góc, đứt vành hoặc chữ đậm chữ nhạt rất mất thẩm mỹ.

Bạn nên lót thêm một tập giấy mỏng hoặc một tấm thảm cao su mềm bên dưới trang văn bản cần dập dấu. Lớp đệm này giúp hấp thụ lực ấn đều hơn, tạo độ lún nhẹ, giúp toàn bộ mặt cao su tiếp xúc khít với bề mặt giấy.

Tiếp theo, bạn kiểm tra tính xác thực của chữ ký của người đại diện trên văn bản phát hành. Nét ký phải là chữ ký tươi, viết trực tiếp bằng bút bi hoặc bút mực, không phải là bản in photocopy hay nét in kỹ thuật số.

Trong một số trường hợp nội bộ, đơn vị có thể dùng dấu chữ ký để tiết kiệm thời gian phê duyệt các giấy tờ thường nhật. Tuy nhiên, trên các hợp đồng mua bán hoặc hồ sơ giao dịch với ngân hàng, chữ ký tươi trực tiếp vẫn luôn là yêu cầu cần được tuân thủ nghiêm ngặt.

Bước 2: căn chỉnh mép dấu và thực hiện lực dập

Bạn cầm thân cán dấu bằng tay thuận, các ngón tay ôm chắc chắn vào hai bên sườn thân nhựa hoặc cán gỗ. Đặt khung đế của con dấu xuống mặt giấy một cách nhẹ nhàng, mắt nhìn từ trên xuống để căn chỉnh vị trí.

Mép phải của hình tròn con dấu cần lấn vào khoảng một phần ba chiều rộng của chữ ký về phía bên trái. Hãy quan sát vạch đánh dấu chiều trên ở thân cán dấu, giữ cho vạch này luôn hướng thẳng lên phía đầu trang tài liệu.

Khi đã định vị xong, bạn dùng một tay giữ nhẹ mép giấy để tránh xô lệch, tay kia dùng lòng bàn tay ấn mạnh thân dấu xuống. Lực dập cần dứt khoát, thẳng góc chín mươi độ so với mặt bàn, giữ nguyên vị trí trong khoảng một nhịp ngắn để mực kịp thấm sâu vào thớ giấy.

Sau khi ấn hết hành trình, bạn nhấc cán dấu lên theo phương thẳng đứng một cách dứt khoát. Tuyệt đối không nghiêng cán dấu sang một bên khi nhấc lên, vì hành động này rất dễ làm cho viền tròn bị lem mực, nhòe nét.

Các lỗi thao tác thường gặp và cách khắc phục

Trong quá trình đóng dấu văn bản, người thao tác có thể gặp phải một số lỗi kỹ thuật như đóng ngược chiều, mất nét, hoặc vết mực bị nhòe bệt. Hiểu rõ nguyên nhân của từng lỗi sẽ giúp bạn nhanh chóng có hướng xử lý kịp thời, giữ cho hồ sơ luôn chỉn chu.

Lỗi đóng ngược đầu con dấu xảy ra khi người dập không chú ý quan sát vạch định vị trên thân cán dấu, khiến tên công ty bị chúc xuống dưới. Khi gặp lỗi này, bạn không được dùng bút đồ lại hoặc dập thêm một dấu khác đè lên, mà cần in lại trang văn bản đó, trình ký lại và dập dấu mới.

Lỗi đứt vành tròn hoặc chữ bị mờ thường do lực dập bị nghiêng góc, dồn lực không đều sang một bên, hoặc khay mực bị khô cạn. Để khắc phục, bạn cần kiểm tra lại khay mực, lót đệm êm bên dưới văn bản, và luôn ấn lực thẳng đứng đều tay từ trên xuống.

Dưới đây là bảng phân tích chi tiết các lỗi thao tác thường gặp, nguyên nhân phát sinh và giải pháp xử lý kỹ thuật tương ứng:

Dấu hiệu lỗi trên giấy	Nguyên nhân phát sinh	Cách xử lý kỹ thuật
Dấu bị xoay ngược một trăm tám mươi độ	Không quan sát vạch định vị chiều trên thân cán dấu	In lại trang văn bản mới, trình người có thẩm quyền ký lại và dập lại dấu
Mất nét, khuyết một phần vành tròn	Bề mặt bàn gồ ghề, hoặc lực dập bị nghiêng sang một bên	Sử dụng tấm lót cao su mềm, dập lực thẳng đứng vuông góc với mặt bàn
Nét chữ bệt mực, loang lổ	Khay mực bị tra quá nhiều dung dịch, hoặc dùng sai loại mực	Tháo tampon dùng giấy thấm bớt mực thừa, dập nháp nhiều lần trước khi dùng lại
Dấu đè kín toàn bộ chữ ký	Canh chỉnh tâm dấu quá sâu vào phía bên phải	Hủy bản in lỗi, in lại trang mới và căn mép dấu chỉ trùm một phần ba nét ký
Hình dấu mờ nhạt, thiếu mực	Khay mực bị cạn, hoặc rãnh chữ cao su bám nhiều bụi giấy	Vệ sinh rãnh chữ bằng bàn chải mềm, châm thêm mực chuyên dụng dàn đều

Đối với các văn bản đã đóng dấu lệch vị trí hoặc lem mực, phương án xử lý phù hợp là lập biên bản hủy bản in hỏng rồi in lại bản mới để ký phát hành lại. Việc để lại các trang tài liệu có hình dấu mờ nhòe rất dễ gây nghi ngại về tính xác thực trong quá trình làm việc với đối tác.

Quy trình luyện tập dập dấu thực hành theo từng bước

Để rèn luyện kỹ năng dập dấu đều tay, người làm công tác văn thư nên thực hiện bài tập thực hành theo trình tự từ cơ bản đến nâng cao. Việc luyện tập thường xuyên giúp bạn kiểm soát lực cơ tay, căn chỉnh góc nhìn chuẩn xác mà không làm hỏng tài liệu thực tế.

Bài tập thực hành có thể chia làm ba giai đoạn liên tiếp: dập thử nghiệm trên giấy trắng, căn chỉnh trên chữ ký mẫu mô phỏng, và thao tác trên văn bản hoàn chỉnh. Bạn nên chuẩn bị sẵn một xấp giấy nháp, một cây bút bi mực xanh, cùng con dấu văn phòng để bắt đầu luyện tập.

Trước hết, bạn thực hiện dập dấu liên tục trên giấy nháp trắng để cảm nhận hành trình chuyển động của thân cán dấu. Hãy thử nghiệm các mức lực ấn khác nhau, từ nhẹ tay cho đến ấn dứt khoát, để quan sát độ bám mực trên từng vết dập. Qua đó, bạn sẽ tìm ra mức lực tay vừa vặn nhất, giúp hình dấu in ra rõ nét mà không làm rách hay lún mặt giấy.

Tiếp theo, bạn dùng bút bi ký các nét chữ mẫu lên giấy nháp, mô phỏng kích thước chữ ký của người đại diện. Đặt mép con dấu tròn lấn vào một phần ba chữ ký mẫu từ phía bên trái, rồi dập thử để kiểm tra độ chính xác của tầm nhìn. Lặp lại thao tác này nhiều lần cho đến khi tỷ lệ bao trùm giữa hình dấu và nét ký đạt được sự ổn định tự nhiên.

Cuối cùng, bạn thực hành thao tác trên các bản in mẫu có đầy đủ phần thông tin chức vụ, dòng họ tên của người ký. Bạn cần chú ý căn chỉnh khoảng hở an toàn phía dưới, sao cho vành tròn con dấu không chạm đè vào dòng họ tên in sẵn. Khi đã thành thạo trên các văn bản mô phỏng, bạn hoàn toàn có thể tự tin xử lý các bộ hợp đồng chính thức của cơ quan mà không lo mắc lỗi.

Mẫu đóng dấu công ty tham chiếu trên các loại văn bản

Hình ảnh con dấu tròn trên thực tế xuất hiện dưới nhiều dạng bố cục khác nhau, tùy thuộc vào thể loại hồ sơ và quy định quản lý của từng đơn vị. Việc nắm bắt các mẫu bố trí chuẩn mực giúp bạn trình bày tài liệu một cách gọn gàng, trang trọng và đúng quy cách.

Tùy vào việc tài liệu chỉ sử dụng một con dấu tròn đơn lẻ hay phối hợp cùng lúc nhiều con dấu phụ trợ, bạn cần chừa các khoảng trống tương ứng trên trang in. Sự bố trí thông thoáng giúp các vết mực không bị chồng chéo, đem lại sự rõ ràng cho toàn bộ văn bản.

Đối với các loại hợp đồng kinh tế, biên bản nghiệm thu, hay thông báo nội bộ, quy cách đặt dấu đều có những điểm cần lưu ý riêng. Bạn cần đối chiếu vị trí con dấu trên từng loại tài liệu cụ thể để tránh tình trạng đóng sai quy chuẩn hành chính.

Đặc tính bề mặt của giấy in cũng chi phối trực tiếp đến kỹ thuật dập dấu và thời gian khô của mực. Dập dấu trên giấy ford văn phòng thông thường sẽ thấm mực rất nhanh, trong khi dập trên giấy có cán màng bóng đòi hỏi sự lựa chọn cẩn thận về loại mực sử dụng.

Mẫu đóng dấu công ty kết hợp dấu chức danh

Trong nhiều doanh nghiệp, bên cạnh con dấu tròn pháp nhân, người có thẩm quyền thường sử dụng thêm dấu chức vụ và họ tên để tăng tính tiện lợi khi ký duyệt. Việc kết hợp nhiều con dấu trên cùng một văn bản đòi hỏi sự phân bổ không gian hợp lý, tránh để các khối chữ đè lên nhau.

Bố cục tham chiếu chuẩn mực cho trường hợp này là: con dấu chức vụ và họ tên được đóng ngay ngắn ở phía dưới chữ ký tươi, còn con dấu tròn công ty được dập lệch về phía bên trái, trùm một phần ba nét ký. Cách sắp xếp này giúp người đọc tiếp nhận thông tin theo một trình tự rõ ràng từ tư cách pháp nhân, chữ ký cá nhân, cho đến chức vụ và họ tên người ký.

Khoảng cách an toàn giữa dòng chữ chức vụ in sẵn và dòng họ tên cần được chừa một khoảng trống vừa vặn để có đủ chỗ cho chữ ký tay và độ vươn của hình tròn con dấu. Khi dập dấu tròn, mép dưới của con dấu không được chạm vào đường viền của con dấu chức vụ bên dưới.

Khi chuẩn bị nội dung dấu chức vụ cho lãnh đạo, bạn có thể tham khảo thêm hướng dẫn về cách soạn nội dung dấu tên, dấu chức danh để khỏi phải làm lại để kích cỡ con mộc được cân đối với dấu tròn pháp nhân. Việc dùng con dấu chức danh sắc nét, vừa vặn sẽ giúp tổng thể trang ký trở nên hài hòa và lịch sự hơn rất nhiều.

Con dấu chức danh thường được dập bằng mực đỏ hoặc mực xanh tùy theo sở thích và thói quen của người sử dụng. Dù sử dụng màu mực nào, bạn cũng phải duy trì một khe hở nhỏ giữa hai con dấu, tuyệt đối không dập dấu tròn đè nát lên con dấu tên, tránh tạo thành một vết mực loang sẫm màu rất khó nhìn.

Mẫu dấu treo và dấu giáp lai trên bộ hồ sơ nhiều trang

Khi thực hiện đóng dấu giáp lai trên các hợp đồng nhiều trang, bạn cần xòe quạt mép giấy một cách khéo léo trước khi hạ con dấu. Hãy xếp tập giấy cho ngay ngắn, sau đó dùng ngón tay đẩy nhẹ mép phải của các trang xòe dần đều theo hình cánh quạt, tạo độ chênh lệch nhỏ giữa các trang liền kề.

Khi các mép giấy đã được trải đều, bạn đặt con dấu tròn sao cho một nửa hình dấu phủ lên các mép giấy xòe ra, nửa còn lại nằm trên bề mặt tấm kê lót. Nhấn mạnh tay để mực dấu bám đều qua các trang, giúp mỗi tờ giấy đều mang một phần đường cong và chữ cái của con dấu tròn.

Số lượng trang tối đa cho một lần đóng dấu giáp lai chỉ nên dừng lại ở khoảng một tập mỏng vừa phải, thường là từ hai đến năm trang giấy. Nếu tập hồ sơ quá dày, độ chênh lệch giữa các lớp giấy sẽ tạo thành các gờ gồ ghề, khiến mặt cao su không thể tiếp xúc đều và làm cho các trang ở giữa bị mất nét mực.

Gặp những bộ hợp đồng có độ dày lớn, bạn nên chia nhỏ thành từng phần mỏng để dập giáp lai nhiều lần nối tiếp nhau dọc theo mép giấy bên phải. Cách làm này giúp tất cả các trang tài liệu đều nhận được nét mực rõ ràng, giữ cho bộ hồ sơ luôn hoàn chỉnh và nguyên vẹn.

Khi thực hiện chứng thực tài liệu nội bộ, bạn có thể kết hợp thêm con dấu sao y bản chính cùng với chữ ký và con dấu của công ty. Con dấu sao y thường được dập ở khoảng trống góc trên hoặc góc dưới của bản sao, sau đó người có thẩm quyền ký xác nhận rồi dập dấu tròn đè lên một phần chữ ký đó.

Bên cạnh đó, bạn cần chú ý đến chất liệu giấy sử dụng để có phương án đóng dấu phù hợp. Đối với giấy in văn phòng thông thường có độ thấm hút tốt, mực dấu gốc nước sẽ khô ráo sau một khoảng thời gian ngắn tiếp xúc với không khí.

Nếu phải đóng dấu lên các loại giấy trơn láng, giấy decal bóng, hoặc chứng từ in nhiệt, mực gốc nước thông thường sẽ rất dễ bị nhòe khi có va quẹt. Trong trường hợp này, bạn nên chuyển sang sử dụng loại mực gốc dầu chuyên dụng để vết dập nhanh bám dính và không bị lem bẩn sang các trang khác.

Bảng mẫu tham chiếu vị trí đóng dấu trên các dạng văn bản thực tế

Nhằm giúp bạn đọc dễ dàng hình dung và áp dụng vào công việc hàng ngày, bảng tổng hợp dưới đây mô tả chi tiết phương thức bố trí con dấu trên từng loại tài liệu cụ thể trong doanh nghiệp:

Thể loại văn bản	Vị trí con dấu trên trang giấy	Tương quan với các thành phần khác	Điểm mấu chốt khi thao tác
Hợp đồng kinh tế một trang	Góc dưới cùng bên tay phải của văn bản	Đè lên một phần nét chữ ký về bên trái, nằm trên dòng họ tên	Không để mép dưới hình dấu chạm đè vào chữ in họ tên người ký
Hợp đồng kinh tế từ hai trang trở lên	Đóng lên chữ ký ở trang cuối, dập giáp lai mép phải các trang	Vết giáp lai trải đều qua mép các trang giấy xếp so le hình quạt	Khống chế độ dày tập giấy vừa phải để nét dập không bị đứt đoạn
Phụ lục hợp đồng đính kèm	Góc trên cùng bên tay trái của phụ lục (dấu treo)	Phủ lên một phần tên công ty hoặc tiêu đề của phụ lục	Không cần chữ ký của lãnh đạo nếu chỉ là tài liệu kỹ thuật
Biên bản bàn giao, nghiệm thu	Góc dưới bên phải của từng bên tham gia giao dịch	Đè lên một phần chữ ký của đại diện bên bàn giao hoặc nhận	Căn chỉnh khoảng cách thông thoáng giữa các ô ký của các bên
Thông báo, công văn nội bộ	Góc dưới cùng bên phải, phía trên họ tên người ký	Trùm lên nét ký của người đứng đầu hoặc người được ủy quyền	Đặt hình dấu ngay ngắn, đúng chiều đọc thuận mắt từ trên xuống

Việc đối chiếu thường xuyên với bảng tham chiếu này sẽ giúp bộ phận hành chính của doanh nghiệp thiết lập quy trình phát hành văn bản chuẩn mực, hạn chế tối đa các sai sót kỹ thuật không đáng có.

Cách bảo dưỡng mặt dấu và khay mực sau khi sử dụng

Bảo dưỡng định kỳ con dấu và khay mực là việc làm cần thiết để duy trì độ sắc nét của hình dấu theo thời gian. Một con dấu được vệ sinh sạch sẽ, châm mực đúng kỹ thuật sẽ luôn cho ra những đường nét mực tròn trịa, không bị lem luốc hay đứt đoạn.

Mặt khắc cao su và miếng mút đệm tampon là hai bộ phận quan trọng nhất trên một con dấu lật tự động. Nếu không được chăm sóc đúng cách, cặn mực khô kết hợp với bụi giấy sẽ làm tắc nghẽn các khe chữ nhỏ, khiến vết dập bị biến dạng.

Bạn nên hình thành thói quen kiểm tra tình trạng mặt dấu sau mỗi đợt dập dấu số lượng lớn cho hồ sơ, dự án. Khi phát hiện dấu hiệu chữ bị mờ hoặc khay mực bị lún sâu, bạn cần tiến hành làm sạch hoặc thay thế phụ kiện kịp thời.

Việc bảo quản con dấu ở nơi khô ráo, thoáng mát, tránh ánh nắng mặt trời trực tiếp cũng giúp cao su giữ được độ đàn hồi tốt, không bị giòn gãy hay biến dạng bề mặt sau thời gian dài sử dụng.

Vệ sinh bụi giấy bám vào rãnh chữ mặt cao su

Trong quá trình đóng dấu liên tục, các xơ giấy vụn từ giấy in văn phòng sẽ rơi ra và kết hợp với chất lỏng của mực dấu, tạo thành những mảng cặn bám trong khe chữ. Lâu ngày, các mảng cặn này sẽ lấp đầy phần rãnh của những chữ cái có nét kín như chữ O, chữ B, chữ D hay các chữ số nhỏ.

Để làm sạch mặt dấu, bạn tháo rời khay mực ra khỏi thân cán dấu để tránh làm dây mực ra tay và khu vực xung quanh. Tiếp đó, bạn dùng một chiếc bàn chải lông mềm chải nhẹ nhàng dọc theo các khe chữ, quét sạch lớp xơ giấy và bụi bẩn bám dính trên mặt cao su.

Nếu cặn mực bám chặt và đã khô cứng, bạn có thể dùng một chiếc tăm bông sạch thấm một chút nước ấm chấm nhẹ lên bề mặt khắc để làm mềm lớp cặn. Sau khi mực khô tan ra, bạn dùng khăn vải mềm lau khô nhẹ nhàng toàn bộ bề mặt con dấu.

Bạn tuyệt đối không được sử dụng các vật sắc nhọn bằng kim loại như kim khâu, lưỡi dao, hay đầu bút bi để cạy các vết bẩn trong khe chữ. Đầu kim loại sắc nhọn sẽ làm rách mép cao su, làm đứt gãy các đường viền thanh mảnh, khiến con dấu bị hỏng vĩnh viễn và không thể phục hồi lại hình dáng ban đầu.

Kỹ thuật tra mực định kỳ để hình dấu không bị lem

Khi nhận thấy hình dấu dập ra bắt đầu mờ nhạt, nét chữ không còn đỏ tươi đều đặn, đó là lúc khay tampon cần được châm thêm mực. Thao tác tra mực đòi hỏi sự khéo léo, nhỏ lượng mực vừa đủ và phân bố đều khắp bề mặt mút đệm.

Để lấy khay mực ra ngoài, bạn ấn nhẹ cán dấu xuống một khoảng ngắn rồi bấm nút khóa chốt ở hai bên sườn thân cán để cố định vị trí. Sau đó, bạn dùng ngón tay đẩy nhẹ khay mực trượt ra khỏi khe cắm trên thân dấu một cách êm ái.

Bạn kiểm tra bề mặt mút đệm tăm bông, nếu thấy bề mặt vẫn còn độ nảy tốt thì có thể tiến hành châm mực. Trường hợp lớp mút đã bị xẹp lún thành các rãnh hằn sâu và xơ cứng, bạn nên thay thế bằng một khay mực mới để giữ độ sắc nét của chữ khi dập.

Khi châm mực, bạn sử dụng chai mực dấu Shiny màu đỏ, nhỏ từng giọt mực rải đều khắp bề mặt đệm mút. Lượng mực tra vào chỉ cần vừa phải, sau đó bạn dùng đầu vòi lọ mực xoa nhẹ để dung dịch mực thẩm thấu sâu vào bên trong lớp bông xốp.

Bạn cần tránh việc đổ quá nhiều mực lênh láng trên bề mặt tampon, vì lượng mực dư thừa sẽ tràn vào các khe chữ cao su khi dập, tạo ra các vết mực loang lổ làm bẩn trang tài liệu. Sau khi châm mực xong, bạn hãy để khay mực nghỉ bên ngoài khoảng mười phút cho mực ngấm hoàn toàn, rồi mới lắp lại vào cán dấu và dập thử nghiệm ra giấy nháp trước khi sử dụng chính thức.

Đối với các nhu cầu đóng dấu lên bao bì nilông, túi bóng kính, kim loại hay các chất liệu đặc thù không thấm nước, bạn có thể tìm hiểu thêm bài viết so sánh về dấu liền mực và dấu chấm mực: khác nhau thế nào, nên chọn loại nào? để trang bị dòng mực Shiny chuyên dụng phù hợp cho đơn vị mình. Khi có nhu cầu làm mới hoặc thay đổi thông tin pháp nhân trên con mộc, bạn nên tham khảo trước bài viết về thủ tục khắc dấu tròn công ty: cần chuẩn bị giấy tờ gì? để việc hoàn thiện hồ sơ được diễn ra thuận lợi.

Bạn có thể gửi yêu cầu qua phiếu báo giá trên website để được hỗ trợ chi tiết.